Em dezembro de 2017, as Instituições de Ensino Superior (IES) passaram a ser legalmente obrigadas a garantir o acervo digital acadêmico, sendo implementado um novo prazo para essas alterações. O acervo representa todos os documentos recebidos pelas IES (como informações sobre os estudantes) privadas ou públicas e que pertençam ao sistema federal de ensino. Esses documentos são necessários para comprovação dos estudos e são referentes à vida acadêmica.

Tal exigência deve-se à Portaria nº 315, e é uma atualização da Portaria n. 22, que tem como foco principal garantir a projeção do acervo digital acadêmico. Para isso, é importante que os métodos utilizados para digitalização garantam autenticidade, confiabilidade, durabilidade e integridade de todas as informações armazenadas.

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Importância da digitalização do acervo acadêmico

Conforme mencionado, a norma estabelecida pelo Ministério da Educação pretende trazer mais segurança aos dados das Instituições de Ensino. Essa mudança também é importante para acompanhar a transição natural do papel para o eletrônico, algo que ocorre na maioria dos setores da sociedade.

Essa conversão permite que o setor educacional ganhe mais praticidade e rapidez na hora de localizar um documento. Afinal, o acervo nos moldes tradicionais exige uma procura manual e até mesmo o deslocamento para outro prédio para encontrar o arquivo necessário.

Ou seja, os benefícios da mudança para as IES podem ser:

• redução do tempo de espera no atendimento ao público;
• aumento da rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
• mais praticidade e organização de informações importantes na auditoria do MEC;
• redução do extravio de documentos.
• redução de custos ao evitar gastos com impressão e papel.

Benefícios do acervo digital acadêmico para os estudantes:

• maior eficiência na execução das atividades;
• acompanhamento do andamento de solicitações;
• consulta a documentos e informações sem precisar se deslocar.

O que dizem o Decreto nº 9.235 e a Portaria nº 315

O Decreto nº 9.235 entrou em vigor em dezembro de 2017 e estabeleceu que as Instituições de Ensino Superior deveriam apresentar um projeto de acervo digitalizado em um prazo de 24 meses. Outra exigência é que essa transição ocorra a partir de tecnologias capazes de garantir integridade, confiabilidade, autenticidade e duração da informação no meio digital.

Em abril de 2018, entrou em vigor uma lei complementar, a Portaria nº 315, como uma substituta da Portaria nº 22. Essa atualização determina a criação de uma Política de Manutenção e Guarda de Acervo Acadêmico pelas instituições.

Juntamente com isso, surge a importância de aplicar o Plano de Classificação de Documentos, que deve organizar documentos físicos e digitais, além da Tabela de Temporalidade de Documentos. Essa tabela deve assegurar a prescrição legal administrativa dos arquivos na fase em que se encontram.

Com essa nova portaria, as IES passam a ter até abril de 2020 para implantar o acervo digital acadêmico, uma vez que o prazo é de 24 meses.

Instituições que serão afetadas

Como já foi dito, é dever de todas as Instituições de Ensino Superior migrar seus acervos para meios digitais até abril de 2020. No entanto, apenas as instituições privadas são legalmente obrigadas a criar um projeto de acervo digital que se alinhe ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

Mudanças nas IES

O prazo para viabilizar essa mudança é suficiente para que as IES consigam se adaptar às mudanças, desde que recorram a bons fornecedores e tenham um projeto consistente de treinamento e migração. Para isso, utilizar um software adaptado às novas exigências da legislação torna esse processo mais fácil.

Feito isso, prepare-se para garantir mais vantagens tanto para os alunos quanto para a IES. Afinal, essa mudança possibilita a redução de grandes volumes de papel. Isso, além de ser benéfico ao meio ambiente, facilita inúmeras atividades relacionadas aos documentos, como produção, trâmites burocráticos, uso, armazenamento e acesso, o que torna o fluxo e a tomada de decisão mais ágeis.

Ou seja, a transição do papel para o digital possibilita eliminar o problema da distância, enquanto o meio físico percorre todo um lapso temporal. Como a necessidade da sociedade, de modo geral, está ligada a encontrar respostas em curto prazo, essa é mais uma vantagem que essa mudança possibilita.

Como as IES devem se adequar

Claro que isso tudo só vai ocorrer adequadamente se houver uma boa gestão dessa transição. Para isso, é importante observar alguns pontos.

Atentar-se ao prazo

Lembre-se de que o prazo para essas adequações é de 24 meses, ou seja, em abril de 2020 sua IES deve estar pronta para essa transição.

Listar os processos

Além da atenção ao prazo de conversão do acervo, você pode listar algumas atividades para a implementação da mudança, como:

• criar e elaborar um comitê gestor capaz de acompanhar uma Política de Segurança para proteger todo o acervo acadêmico e garantir todos os requisitos legais;
• procurar um suporte tecnológico que respeite as determinações do Decreto e garanta a integridade do acervo.

Contratar um sistema de gerenciamento adequado

É possível contar com sistemas de gestão muito úteis. Nesse caso, o suporte tecnológico da Gennera apresenta-se como uma solução eficaz para realizar esse procedimento sem riscos à segurança dos documentos, ao criar processos de forma simples e com alto nível de integração para conectar documentos a importantes processos. Afinal, a legislação também exige a garantia total de integridade do acervo.

Levantar informações

Além de listar os processos, você já parou para pensar em questões orçamentárias? Por exemplo, quanto é gasto com papel e impressão no modelo tradicional de acervo? Levante essas informações, faça a comparação e se adeque às mudanças de forma mais econômica.

Percebeu como implantar um acervo digital acadêmico não é só questão de cumprir a lei, mas uma decisão inteligente tomada pela IES? É a partir da transformação digital que você pode obter maior crescimento e suprir as expectativas atuais da maioria dos pais e responsáveis.

Para isso, é importante contar também com o auxílio de um sistema de gerenciamento que atenda aos requisitos exigidos pela legislação, ou seja, um sistema que garanta eficiência e confiança. Nesse caso, fique atento à sua reputação no mercado.

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