Uma instituição de ensino, assim como qualquer negócio, precisa funcionar corretamente para garantir a sua sustentabilidade como empresa, e mais: oferecer um serviço de qualidade para seus alunos. Por isso, para ter uma gestão realmente eficiente, que cumpra todas as demandas organizacionais, é necessário ter o auxílio de um software de gestão educacional.

Quer um exemplo? Imagine que você precisa fazer o fechamento corporativo da sua instituição, gerar os relatórios educacionais, divulgá-los para o corpo docente e fazer a contabilidade do trimestre, tudo em um único mês. Se você faz cada uma dessas atividades separadamente, provavelmente não terá tempo hábil para que tudo seja realizado com perfeição.

Nesse sentido, quando você utiliza um software, todos os processos de gestão podem ser feitos em um só lugar, com uma interface otimizada e o auxílio da tecnologia para potencializar os seus resultados. Neste artigo, explicamos como o software Academic One funciona integrado ao SAP Business e os benefícios que essa parceria oferece à sua instituição. Acompanhe!

Como funciona a integração da Gennera com o SAP?

Como comentamos, a utilização de softwares de gestão educacional faz toda a diferença no cotidiano do gestor ou diretor. Afinal, além de facilitar o seu trabalho, o uso do software evita erros e traz muito mais segurança para seus dados, produzindo relatórios fidedignos que realmente transformam a administração. Tudo isso acontece em razão da integração das atitudes gerenciais.

Mas o que isso tem a ver com a integração entre a Gennera e o SAP? O SAP Business One é um sistema de gestão criado na Alemanha, apresentando como objetivo principal o processamento de dados para realizar uma boa gestão, sobretudo de negócios de pequeno e médio porte. Assim, pode ser adaptado para atender às necessidades da sua instituição.

O SAP é responsável por organizar tudo que entra ou sai da empresa, não apenas no sentido financeiro, mas também no controle de equipes e colaboradores. Isso disponibiliza um planejamento acessível para o gestor, bem como apresenta diversos dados que podem ser analisados para atestar a eficácia do seu negócio.

O Academic One, por outro lado, é outra plataforma de gestão eficiente que impacta a performance do seu negócio e a excelência acadêmica da sua instituição. Para isso, o sistema une a gestão acadêmica, administrativa e financeira em um só espaço, apresentando módulos integrados que facilitam a navegação pelo sistema e oferecem flexibilidade para encontrar a melhor solução para a sua gestão.

Um desses módulos se refere à integração da Gennera com o sistema SAP Business One, apresentando funcionalidades como:

• controle contábil e de estoque;
• análise de vendas;
• organização das compras;
• administração de recursos humanos;
• geração de relatórios;
• campanhas de marketing.

Nesse sentido, você consegue acessar as diversas áreas da gestão educacional, obtendo relatórios qualificados que permitem a construção de estratégias para otimizar o que está funcionando e reparar as eventuais falhas de gestão. Além disso, tudo está disponível em formato mobile, garantindo facilidade para acessar os dados, o que potencializa o seu trabalho.

Quais são as vantagens da integração de sistemas?

No tópico anterior, você pôde perceber que o SAP Business One é um dos sistemas de gestão mais desejados no mundo, já que permite um controle abrangente de todos os aspectos que envolvem uma instituição de ensino. Atua desde as frentes acadêmicas até as administrativas e financeiras.

Com esse sistema de gestão educacional, a sua organização não precisa enfrentar os desafios da integração de diferentes sistemas de gerenciamento, já que encontra tudo em uma apenas uma plataforma. Indo além, é justamente essa praticidade que evita a produção de dados equivocados, que podem colocar em risco a saúde da sua instituição.

Por exemplo, é muito comum encontrar líderes e diretores perdidos entre tantas folhas de pagamento e dados de gestão pessoal. Afinal, uma empresa de médio porte conta com vários colaboradores, sendo fundamental fazer um bom acompanhamento do seu desempenho para que o ensino ofertado seja de qualidade, não é mesmo?

Essa confusão entre as informações muitas vezes ocorre por uma dificuldade de controle e visualização das operações organizacionais. A partir do momento em que você tem acesso às informações contábeis, administrativas e de recursos humanos, fica muito mais fácil acompanhar a produtividade da sua instituição e, é claro, dos seus colaboradores.

Funcionalidades

Isso acaba implicando não só em uma gestão mais qualificada, como também em uma instituição produtiva, diminuindo a rotatividade de funcionários, reduzindo as despesas operacionais e aumentando o número de matrículas. Além disso, vale lembrar que a integração oferece uma série de funcionalidades mobile que potencializam a sua estratégia, como:

• dashboard intuitiva;
• acesso a contas a receber e a pagar;
• análise do fluxo de caixa;
• mobilidade;
• identificação da aprovação de compras;
• análise de autorizações e realização de pagamentos;
• acesso a indicadores.

De que forma o sistema integrado beneficia a gestão escolar?

Até aqui, citamos diversos benefícios que auxiliam a sua instituição a alcançar novos níveis de crescimento e organização e aumentar cada vez mais seus índices de performance. Acontece que existem outras vantagens que a integração do SAP Business com o Academic One garante para a sua gestão. Confira:

• visão panorâmica da sua empresa;
• padronização dos processos de gestão;
• geração de relatórios confiáveis;
• otimização do tempo das reuniões;
• aumento da produtividade das equipes;
• distribuição de tarefas;
• comunicação coesa entre as equipes;
• otimização dos custos de TI por meio de uma plataforma única;
• diminuição de erros de processos, assim como de riscos fiscais e operacionais;
• implementação fácil com templates intuitivos e treinamentos a distância.

Além disso, com as soluções integradas, é possível obter insights em tempo real sobre informações financeiras, reduzindo o tempo de organização contábil e melhorando o controle da carga de trabalho e custos de fechamento. Isso reflete na produtividade das equipes financeiras, que ganham tempo para fazer análises que de fato ajudam nas tomadas de decisões e para realizar tarefas que agregam valor à instituição.

Em um exemplo prático, a instituição de ensino pode emitir as mensalidades dos alunos pelo Academic One e, em seguida, espelhar os boletos e as informações de pagamento ao sistema SAP. Para além da esfera financeira, esse processo pode ocorrer em todas as áreas da gestão educacional.

Nos próximos tópicos, explicamos sobre cada funcionalidade do Academic One para você identificar como este pode auxiliar no seu negócio. Acompanhe!

Contabilidade

A contabilidade é um dos pilares de qualquer instituição, já que permite um controle aprofundado sobre o fluxo de caixa e o horizonte organizacional. Com um software de gestão, fica muito mais fácil gerar resultados de alta qualidade (exigidos por normas locais e internacionais), pois você tem uma plataforma que oferece todos os dados prontos.

Confira algumas funcionalidades que o sistema contábil do Academic One apresenta:

• ativo fixo;
• plano de contas;
• lançamentos contábeis;
• cheques;
• modelos de lançamentos;
• lançamentos recorrentes;
• taxas de câmbio em múltiplas moedas;
• relatórios financeiros;
• gerenciamentos de orçamentos;
• contabilidade de custos;
• múltiplos períodos contábeis;
• contas a receber e a pagar;
• transações bancárias;
•  

Fechamento corporativo

Por outro lado, o fechamento corporativo do software agiliza a coleta e a consolidação de dados para otimizar o gerenciamento e a emissão de relatórios regulamentares. Isso permite a construção de estratégias para engajar tanto o corpo docente quanto o discente no dia a dia escolar. Aproveite para conferir as funcionalidades desse benefício:

• gerenciamento de itens;
• listas de preços;
• recebimento e baixa de mercadorias;
• transações de estoque;
• transferências de depósitos;
• controle de lotes;
• transações recorrentes;
• rastreabilidade;
• múltiplas unidades de medida;
• localização e contagem de estoque;
• folha de pagamento;
• ponto eletrônico;
• treinamento e desenvolvimento;
• recrutamento e seleção;
• processos trabalhistas e avaliação de desempenho;
• medicina e segurança do trabalho;
• indicadores e portal de RH.

Geração de relatórios e divulgação

A geração de relatórios usa processos colaborativos para criar declarações regulamentares e divulgá-las em menos tempo e com custo reduzido. Assim, você encontra as seguintes funcionalidades:

• gerenciamento de atividades, contatos, oportunidades e pipeline;
• calendários;
• campanhas de marketing;
• pedidos de venda;
• automatização de processos;
• notas fiscais de saída;
• listas de preço em várias moedas;
• descontos por período/volume.

Governança de fechamento financeiro

Para concluir, não poderíamos deixar de falar sobre a governança de fechamento financeiro. Esse benefício permite a criação de controles para certificar o gestor de que os dados financeiros estão sendo gerenciados consistentemente em toda a instituição. Isso é feito por meio da análise de:

• requisição e cotação de compra;
• recomendação de pedidos de compra;
• devoluções;
• notas fiscais de entrada, de despesa e de recebimento futuro;
• cancelamentos de documentos;
• notas de crédito;
• custos adicionais;
• despesas de importação.

Você percebe como o poder da gestão empresarial é fortalecido com o uso de um software de gestão educacional? Por meio de recursos alinhados para melhorar o controle acadêmico e administrativo, você cria mais valor para sua instituição e oferece suporte para tomadas conscientes de decisão. Assim, fica muito mais fácil identificar as soluções efetivas que auxiliam o crescimento do seu negócio.

Então, quer saber mais sobre como funciona o Academic One e sua interação com o SAP Business? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!