Talvez você não esteja oferecendo uma experiência tão boa assim aos seus alunos e responsáveis. Em um mercado educacional tão concorrido, não basta ter o melhor ensino, com os melhores professores: é fundamental oferecer simplicidade, e reduzir o esforço que seu futuro aluno terá para te encontrar, te escolher e claro: fazer a matrícula online.

 

Uma experiência trabalhosa e cheia de etapas pode ser o estopim para que o aluno desista de ingressar na sua IE – seja indo para a concorrência ou adiando o ingresso.

 

Em uma pesquisa conjunta realizada pela Octadesk e Opinion Box, intitulada CX Trends, foi constatado que 65% dos consumidores já desistiram de uma compra, em alguma vez, por terem uma experiência negativa. – É claro que esse número tende a ser menor quando o assunto é se matricular em um curso superior, por exemplo. Mas a existência de números tão expressivos mostra a seriedade do assunto.

 

Nesse momento você pode estar pensando: “okay, mas isso não se aplica à minha instituição de ensino, pois nós temos matrícula online.”

 

Será?

 

Nesse artigo, vamos te mostrar que, provavelmente, você ainda não atingiu o Padrão Ouro.

 

Tipos de Matrícula: qual é a sua?

Para facilitar o entendimento, separamos os tipos de matrícula em dois grandes blocos:  matrículas manuais e matrículas online.

 

Tipos de Matrículas Manuais

Matrícula Presencial (de balcão)

Cada vez mais esta forma de matrícula se torna menos comum. Apesar de ter suas vantagens, como o atendimento humanizado, a matrícula de balcão precisa entrar como uma possibilidade, não como uma regra.

 

Em situações onde haja instabilidade dos sistemas, e seja possível o atendimento presencial, fazer a matrícula com preenchimento de formulários manuais é melhor que mandar o aluno de volta para a casa.

 

Mas ter essa modalidade como a principal, ou como a única, além de trabalhoso e nada prático, reduz a percepção de valor do estudante.

 

Whatsapp

A matrícula pelo Whatsapp, seja através de um link disponível no site ou em panfletos/outdoors, nada mais é que o processo “de balcão” feito sem o atendente por perto.

 

Apesar de a grosso modo ser uma “matrícula online”, o processo é de toda forma manual: as informações precisam ser digitadas, os documentos são encaminhados de forma desconexa e inúmeras dúvidas surgirão.

 

Se você tem um chatBot, ainda corre o risco de gerar uma experiência ainda pior, fazendo seu aluno cair em loops de respostas rasas e, claro: correndo risco de ter que fazer tudo de novo.

 

Formulário

Outra opção é disponibilizar o “bom e velho” formulário. Normalmente, o formulário está agregado à estrutura do site, mas muitas vezes é um link para o Google Forms.

 

De modo geral, o real processo de matrícula acontece pelo WhatsApp, e o formulário apenas organiza um pouco a inserção de dados e documentos. De toda forma, o processo é manual e gera retrabalhos, deixando a desejar na experiência do aluno e na praticidade para a própria Secretaria.

 

Tipos de Matrículas Online

Pré-Matrícula

Esse primeiro tipo de matrícula online acontece quando existe a possibilidade de fazer uma pré-matrícula por meio do site, com coleta de dados e upload dos documentos necessários – e esse procedimento é integrado ao sistema ERP Acadêmico.

Desse modo, a equipe responsável analisa os dados e documentos fornecidos, e gera um boleto para pagamento.

Por fim, o interessado na matrícula recebe um contrato – elaborado à parte e assinado manualmente. Esse enfoque demonstra uma melhoria significativa em relação aos processos tradicionais, mas ainda não garante autonomia ao aluno/responsável.

 

Pagamento Online

Aqui, realiza-se todos os processos do tópico anterior, mas como incremento tem-se que o aluno/responsável recebe o boleto “na hora” – seja exibindo o boleto bancário ou até mesmo o código de barras e/ou QR Code.

 

Isso já aumenta bastante a satisfação e reduz as desistências no meio do processo, uma vez que o pagamento já foi feito.

 

Quanto ao contrato, este vem na sequência, em algum momento, e o aluno/responsável terá que assinar manualmente.

 

Matrícula online de verdade!

Uma matrícula 100% online engloba todos os processos, e empodera seu aluno ou responsável, tornando a experiência fluida e fácil.

 

Esse processo acontece em algumas etapas:

 

• Futuro aluno/responsável faz o pedido de matrícula;
• Futuro aluno faz upload dos documentos e inserção dos dados;
• Futuro aluno recebe o boleto e/ou paga com cartão de crédito/débito;
• Novo aluno assina eletronicamente o contrato;
• Novo aluno recebe notificação do estágio da matrícula;
• Banco envia notificação, direto no ERP, após pagamento e confirmação da matrícula.

 

Se você consegue possibilitar tudo isso ao seu cliente, parabéns: sua escola tem matrícula online, digital, automática, eletrônica, e qual mais nomenclatura você quiser usar!

 

Como ter uma matrícula online e 100% digital?

Apenas com o Gennera Academic One, você pode ter uma matrícula totalmente online e digital na sua instituição de ensino.

 

Com o Módulo Matrícula do Academic One, a vida fica mais fácil, rápida e segura para todos na hora de se matricular. Os alunos podem escolher seus cursos, currículos, módulos e turmas, e se houver disciplinas com pré-requisitos ou correquisitos, o sistema também cuida disso. Até informações extras, como necessidades de transporte escolar ou histórico médico, podem ser incluídas. E o melhor: tudo isso é digital e super seguro.

 

O Módulo Matrícula também ajuda a instituição a controlar o número de vagas disponíveis, e a acompanhar o desempenho das matrículas em tempo real.

 

Além disso, ele facilita a gestão das campanhas de matrícula e rematrícula, desde a atração de novos alunos até a matrícula efetiva. E todos os documentos e informações ficam organizados em um só lugar, o que significa menos bagunça e menos papelada.

 

O Módulo Matrícula do Academic One faz com que o processo de matrícula seja 100% online, e os alunos podem fazer tudo por conta própria. Isso não só aumenta as chances de conseguir novos alunos, mas também libera tempo para a equipe da escola ou faculdade.

 

Se você quer tornar a matrícula mais fácil e eficiente na sua instituição, precisa conhecer o Gennera Academic One. Além da melhor solução para a sua matrícula online, somos a melhor solução para toda a gestão da sua escola ou faculdade.

 

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