Um software para gestão escolar deve atender às demandas dos gestores, dos educadores e dos alunos. Precisa ser de fácil entendimento, compatível com qualquer tecnologia portátil e ser coerente com os requisitos exigidos pelo Ministério da Educação.

As vantagens para as instituições de ensino após a implantação do sistema são: organização de toda a vida acadêmica, controle dos processos internos, redução dos custos operacionais com impressão de documentos – além de uma fonte fundamental de informação sobre a instituição e os alunos, o que é essencial para a tomada de decisões.

Se você está planejando a implementação de um software em sua instituição de ensino (IE), não deixe de ler nosso post de hoje, que abordará as questões fundamentais dessas plataformas. Boa leitura!

 

O que é gestão escolar?

Basicamente, a gestão escolar pode ser definida como organização, mobilização e articulação de dados com objetivo de promover o aprendizado estudantil de maneira eficaz por meio de um processo socioeducacional de qualidade. A ideia é que cada instituição de ensino tenha seu próprio plano de gestão visando não só à excelência do ensino, mas também ao engajamento de alunos e pais, motivação do quadro de funcionários e sustentabilidade financeira.

Existem seis pilares que compõem a gestão escolar:

• gestão pedagógica;
• gestão administrativa;
• gestão financeira;
• gestão de recursos humanos;
• gestão da comunicação;
• gestão de tempo e eficiência de processos.

Todos esses pilares precisam ser integrados e alinhados, assim, a IE terá eficácia no processo de gestão. Por esse motivo, a adoção de software ajudará a potencializar esses aspectos, fazendo com que o gestor tenha uma visão completa de todos eles em um único canal.

Quais funcionalidades um bom software para gestão escolar deve ter?

Para escolher a ferramenta mais adequada à instituição de ensino, é preciso levar em consideração algumas funcionalidades. Essas características são essenciais em um bom software para gestão escolar:

Suporte ao cliente

Um dos primeiros itens a ser analisado é o suporte oferecido pela empresa provedora do software, que precisa atender às dúvidas e questões da IE. É imprescindível que a empresa tenha canais interativos nos quais essas dúvidas possam ser sanadas.

Além disso, é fundamental que ela ofereça toda a assistência técnica para que a instituição consiga aproveitar ao máximo as funcionalidades do software. A partir disso, funcionários e docentes terão mais segurança para realizar as operações necessárias.

Atualização técnica e segurança

A ferramenta também precisa estar adaptada às novidades tecnológicas do mercado, ou seja, ser atualizada constantemente, sempre buscando a qualidade e o aperfeiçoamento de suas funções. Quanto mais modernas for a tecnologia aplicada no sistema, melhor para a instituição, que poderá otimizar o trabalho e também ter mais segurança ao inserir dados.

Aliás, a seguridade do sistema protege os documentos e arquivos contra ataques de hackers. Logo, é essencial que o software de gestão tenha um antivírus embutido e outros recursos de proteção, que ajudem a manter a integridade e diminuir a vulnerabilidade.

Backup eficaz

Os arquivos, registros e documentos precisam ser salvos com facilidade e estar disponíveis em qualquer máquina que acesse o sistema, proporcionando maior liberdade às equipes que atuam nos diferentes setores da instituição de ensino.

A ideia é que tudo seja salvo na nuvem e possa ser acessado de maneira descomplicada. Isso permitirá que sejam feitas análises de dados e comparativos de relatórios, o que é crucial na hora de avaliar o crescimento da IE e obter insights utilizados na melhoria de processos.

Custo-benefício satisfatório

O custo da ferramenta precisa ser compatível com as suas funcionalidades e com as necessidades da instituição de ensino, só assim valerá o investimento. E nem sempre a ferramenta mais barata oferecerá o que você precisa, obrigando-o a adotar outros sistemas.

Lembre-se sempre de verificar se o que é oferecido pela empresa provedora do software condiz com o preço cobrado pela utilização dele. O equilíbrio entre as grandezas precisa ser visível.

Ajuste ao crescimento da instituição

O software também precisa acompanhar o crescimento da instituição de ensino. Ou seja, ele deve estar preparado para receber grande volume de dados e também acessos simultâneos, e para o aumento da demanda de utilização.

A robustez é essencial para as IEs que estão crescendo a cada período. É preciso avaliar, antes de escolher a ferramenta, se há limitações de volume de uso que possam ser riscos e não será preciso constantemente trocar de servidor, por exemplo, gerando gastos sucessivos e que comprometem o orçamento da instituição.

Organização dos processos escolares

Um software deve permitir o acesso à matrícula dos alunos, emitir documentos escolares, realizar movimentação financeira eficiente, avaliar a frequência estudantil, entre outros parâmetros desejados.

Saber o quantitativo da evasão escolar, controlar entradas e saídas de processos e materiais institucionais e realizar automação dos procedimentos conciliando com a atividade bancária são diferenciais que agradam imensamente aos gestores.

Além disso, precisa analisar a situação do aluno tendo uma visão macro do processo, ou seja, desde o momento em que ocorreu a efetivação da matrícula até o ponto de desligamento do mesmo.

Ademais, todas as comprovações acadêmicas referentes à vida escolar do aluno devem estar disponíveis em fácil acesso e de acordo com as recomendações do Ministério da Educação.

Interatividade além do ambiente escolar

Atualmente, é impossível desvencilhar a tecnologia das metodologias educacionais. Pensando nisso, os educadores devem incorporar os recursos tecnológicos em sala de aula, e os alunos devem acompanhar essa evolução.

Essa estratégia é fortemente relacionada a um bom software, que possibilita o armazenamento de materiais educativos, atualiza as informações discutidas em sala de aula e registra os principais acontecimentos diários.

Tudo isso gira em torno de um sistema de fácil manuseio e com possibilidade de acesso de qualquer aparelho eletrônico. Controle de faltas, inserção de planos de aula, avaliações de aprendizagem, orientações sobre trabalhos acadêmicos etc. podem ser visualizados por cada aluno.

Sistema centralizado e integrado

Um software completo deve ser uma solução com recursos para todas as atividades escolares, gerenciais e financeiras, permitindo ainda avaliar o diagnóstico situacional da empresa. Também deve ser compatível com as necessidades de escolas de pequeno, médio e grande porte.

Além disso, a integração das ações permite um controle adequado dos processos, diminui o gasto com outros sistemas específicos e garante mais fluidez nas operações realizadas.

Com o passar do tempo e o acúmulo de dados acadêmicos, é importante que o software propicie também o armazenamento do histórico de atividades nas nuvens, conforme sistema de cloud.

Qual o impacto do sistema na produtividade e inovação educacional?

Um sistema de gestão escolar é considerado uma ferramenta gerencial para os processos educacionais. Para tanto, é necessário que a plataforma contenha atributos relevantes para uma boa organização acadêmica, permita a emissão de relatórios gerenciais e auxilie na tomada de decisões.

Vale ressaltar que o software, quando utilizado adequadamente, tem impacto direto sobre a produtividade da equipe, e também contribui para a excelência educacional. Isso porque os gestores têm uma visão ampliada sobre os pontos fortes da instituição e o que pode ser melhorado, promovendo uma atuação mais estratégica.

Por isso, o gestor escolar que optar por adotar um software deve selecionar adequadamente a empresa que fornecerá o sistema para não ter prejuízos futuramente e ter em mãos uma ferramenta estratégica e operacional efetiva

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