Afinal, o quanto uma instituição escolar pode realmente se beneficiar do uso de sistemas educacionais? É fato que a implementação de tecnologias é um processo desafiador, mas um software de gestão educacional tende a revolucionar uma série de processos internos, tornando-se um grande aliado da entidade.

Por conta da enorme relevância do tema, preparamos este case sobre as conquistas que uma escola localizada em São Paulo (SP) alcançou ao optar por investir em um recurso desse tipo. Ao longo do artigo, explicaremos quais barreiras foram superadas e como a instituição procedeu em relação às mudanças propostas.

Boa leitura!

Quem é a Escola Waldorf Rudolf Steiner?

Fundada em 1955, a escola Waldorf Rudolf Steiner (EWRS) foi a primeira no Brasil a trabalhar com a metodologia pedagógica Waldorf. Com sede no bairro da Boa Vista, na capitalpaulista, também é uma das pioneiras do método em toda a América Latina. Sua fundação se deu a partir da iniciativa tomada por um grupo de pais educadores que inaugurou um seminário para a formação de professores.

Atualmente, a EWRS é dividida nos níveis de ensino infantil, fundamental e médio. Seu maior diferencial é a utilização de uma pedagogia totalmente voltada ao desenvolvimento do ser humano — o foco não é direcionado para os vestibulares, por exemplo.

O fluxo de entrada e saída de alunos é pequeno: geralmente, estudantes que ingressam muito jovens mantêm-se vinculados à instituição até o décimo segundo ano. Dessa forma, a maioria das saídas registradas é de pessoas que já se formaram. Em média, há 35 alunos por sala nos níveis fundamental e médio, sendo que há apenas duas turmas por ano. No total, o número aproximado de alunos da EWRS é de 830.

Quais eram as dificuldades enfrentadas pela Escola Waldorf Rudolf Steiner antes de contratar a Gennera?

Apesar de ter uma grade curricular com 30 disciplinas, em 2011, a instituição possuía poucos computadores e ainda usava máquina de escrever — os professores faziam boletins e diários de classe à mão, assim como o departamento financeiro emitia boletos direto no banco.

Tudo isso deixava, sem dúvidas, os processos mais lentos e burocráticos, o que atrapalhava uma série de rotinas da escola. Além do mais, como a metodologia Waldorf de ensino é bastante particular, era difícil inserir as atividades e as avaliações propostas em um único sistema. A própria complexidade das disciplinas, das metodologias aplicadas em sala de aula e das avaliações eram empecilhos na hora de buscar uma solução realmente aderente.

Houve, inclusive, a tentativa de implementação de um software, mas ele não atendia às necessidades da EWRS. Em 2012, a equipe da escola entrou em contato com cerca de 17 sistemas de gestão — foram feitas várias visitas, a fim de analisar qual seria a melhor entre as soluções. Os primeiros contatos entre a escola e a Gennera se deram em 2014, mas um tempo se passou entre o início do relacionamento e a implementação. A ideia da instituição de ensino era avaliar se o sistema era adequado às suas necessidades mais específicas.

No final de 2017, a faculdade Rudolf foi aprovada pelo MEC, o que deu o direito à EWRS a abrir cursos de graduação e pós-graduação. No âmbito do ensino superior, oferece um curso de Pedagogia voltado para a formação Waldorf, além de programas livres de extensão.

No início de 2019, foi feita a integração com a base de produção na parte acadêmica. Hoje, cerca de 90% da operação da instituição de ensino é feita com os sistemas da Gennera.

Qual é a solução oferecida pela Gennera?

A Gennera proporciona um sistema de formulários com o qual a ERWS pôde automatizar o sistema de matrículas e processos seletivos da faculdade — o aluno precisa apenas acessar um portal para percorrer essas duas etapas.

Atualmente, por uma questão referente à cultura da instituição, a secretaria é responsável por lançar notas, boletins, frequências dos alunos e outros dados do gênero no sistema. A ideia é transformar isso aos poucos, de modo que o professor consiga, na própria sala de aula, inserir essas informações no portal, para que os estudantes possam acompanhá-las quase que em tempo real. Além disso, a Gennera também:

• padroniza processos;
• contribui para o planejamento financeiro;
• viabiliza a redução de custos;
• permite uma análise uniformizada da performance;
• fortalece o relacionamento com pais e alunos;
• otimiza compras;
• minimiza riscos operacionais e fiscais.

Como foi o processo de implementação?

Como a instituição tem funcionários com mais de 30 anos de casa, muitas vezes habituados a procedimentos tradicionais, o processo de adaptação foi muito beneficiado pelos treinamentos, explicações e demonstrações da ferramenta, que quebraram eventuais barreiras e viabilizaram sua adoção no dia a dia.

Os impactos positivos que o sistema proporciona, bem como a diminuição da burocracia e da emissão de papel, além da facilidade em rotinas como lançamento das notas dos alunos, despontaram como vantagens interessantes para convencer docentes e funcionários a respeito de sua efetividade.

Passadas as dificuldades iniciais, hoje, a integração entre a EWRS e a Gennera está funcionando bem, do suporte à diretoria. Uma das chaves para que isso acontecesse foi a construção de um relacionamento entre as partes. Com a Gennera por perto, desenvolveu-se uma compreensão plena do trabalho, da estrutura, da metodologia, das rotinas, das equipes etc.

Aos poucos, a solução foi se adequando aos desafios oferecidos por uma metodologia que em nada se parece com os projetos pedagógicos convencionais. A aderência e a flexibilidade do sistema foram pontos decisivos para que a parceria se firmasse e a ERWS tivesse suas demandas plenamente atendidas, até mesmo nas questões mais complexas, como avaliações que lidam com a criatividade e a percepção dos alunos. Além das otimizações ocorridas dentro da sala de aula, houve uma série de otimizações em relação aos processos administrativos e financeiros.

Quais foram os resultados obtidos pela escola após implementar o software de gestão da Gennera?

No aspecto educacional, a ERWS faz customizações frequentes e ainda está testando boa parte dos resultados. No setor financeiro, a melhoria é visível, porque tudo foi centralizado pelo software de gestão: geração de boletos, negociações, relatórios de inadimplência e assim por diante.

Na parte de suprimentos — gráfica, estoque e compras —, também se observou uma enorme otimização, já que não é necessário percorrer a escola toda para colher assinaturas em um processo de compras, por exemplo.

A matrícula e a rematrícula também estão automatizadas: a partir de uma entrevista com os pais ou responsáveis, é feito um processo de seleção. Quando os alunos são aprovados, a equipe da Rudolf Steiner já encaminha o contrato. Durante o processo, os interessados podem acessar o portal, verificar todos os dados e os boletos. No início das aulas, basta que eles apresentem o contrato e os demais documentos solicitados.

Como vimos neste case de sucesso, um software de gestão educacional como o da Gennera pode ser de grande utilidade para otimizar as rotinas de uma instituição, independentemente do nível de ensino e das metodologias utilizadas.

Se você gostou deste conteúdo e está em busca de aperfeiçoar os procedimentos de gestão de sua instituição de ensino, entre em contato com a Gennera hoje mesmo!