Case de Sucesso: a importância de um sistema de gestão educacional com AVA nativo

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Com o avanço do EAD, muitas instituições de ensino experimentaram crescimento no número de alunos. Com esse crescimento, aumentaram também as demandas por soluções completas e que reduzissem o trabalho manual. 

Uma dessas demandas é um Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) que se integre ao sistema educacional.

O Seminário Teológico Batista Nacional Enéas Tognini – STBNET recentemente identificou essa demanda, especialmente porque pretende, em breve, dobrar ou triplicar o número de estudantes à distância.

José Ribeiro, coordenador da graduação e pós graduação, conta que houve uma procura por vários ERP no mercado, e apenas o Gennera Academic One atendia às necessidades identificadas por sua equipe.

Feliz por saber das facilidades e automatizações que terão a partir de agora, José pontua: “Se outros negócios parecidos com o nosso soubessem da economia que a Gennera traz, não pensariam duas vezes antes de contratar o sistema”.

Nesse artigo, falaremos sobre a importância de um AVA nativamente integrado para uma instituição de ensino, e contaremos um pouco da trajetória do STBNET com a Gennera até agora.

Um pouco mais sobre o STBNET

A história do STBNET começa na cidade de Osasco, em 1980, com a proposta de formação de novos líderes feita pela CBN (Convenção Batista Nacional) ao Pr. Enéas Tognini.

Durante todos esses anos, o STBNET formou milhares de alunos de várias denominações evangélicas, no Brasil e fora dele, que hoje atuam como pastores, missionários e obreiros. 

Ensinando Teologia Bíblica, Sistemática e Prática, Ciências Humanas, Línguas Bíblicas, Educação Cristã, História e Missões, o seminário recebe alunos de diferentes denominações, apesar da ênfase denominacional batista.

O STBNET antes da Gennera

Durante muito tempo, o seminário funcionou com um ERP próprio, gentilmente fornecido gratuitamente por um ex-aluno. O sistema supria as necessidades básicas, e foi importantíssimo para o avanço da instituição.

Com a chegada do Ensino à Distância, a coordenação do EAD viu necessidade de ter um sistema AVA, já que a maioria dos alunos estava no formato remoto. Inicialmente, a solução foi manter o sistema educacional e buscar um AVA à parte.

O tempo de uso mostrou que esse modelo tinha uma série de limitações, gerando trabalho manual em excesso e sendo extremamente suscetível a erros. Na nossa conversa, foram relatados X pontos principais, que levaram o STBNET a buscar um sistema educacional com AVA nativo:

1) Mobilização de pessoas qualificadas para fazer trabalhos manuais: José Ribeiro conta que o coordenador do EAD precisava, para lançar os dados dos alunos, ter uma planilha de transição. Nessa planilha, os dados do AVA eram lançados, para posteriormente serem passados ao sistema educacional. 

2) Retrabalho: e com certeza essa mobilização gerava retrabalho! Eram os mesmos dados, mas inseridos três vezes: no AVA, na planilha e, por fim, no sistema educacional. Imagine como faz diferença acabar com isso!

3) Possibilidade de erros: confusões na hora de imputar, esquecimento, problemas na planilha.. São inúmeras as situações que tornam esse processo sujeito a erros e perda de dados. Uma trabalheira que ainda assim não garante 100% de assertividade.

4) Ausência de tempestividade nos dados: como eram lançados em momentos diferentes e de forma subsequente, os dados não refletiam em todos os sistemas no momento em que eram imputados pela primeira vez. Isso faz com que os relatórios não sejam confiáveis, e sempre gera um loop infinito de correções antes de extrair um dado que precisa ser confiável.

5) Máquinas rodando duas plataformas: como o sistema que antes rodava na instituição não era 100% web como o Gennera Academic One, o poder de processamento dos computadores era recrutado ao fazer os lançamentos. Isso gerava travamentos e aumentava ainda mais o tempo das tarefas burocráticas.

A busca por um AVA nativo

“Pesquisamos desde os mais simples até os líderes de mercado”, relata José Ribeiro, “e apenas a Gennera disponibilizava um AVA nativo.”

E não é por menos que o Módulo Sala de Aula, nosso AVA, é nota 5 no MEC.

Existe uma grande diferença entre um AVA nativamente integrado e um ambiente virtual com integração não-nativa:  quando você tem um AVA nativo, não precisa inserir várias vezes a mesma informação: se o dado existe no Financeiro, existirá também no Educacional, no AVA e em todas as outras áreas do sistema. Isso poupa tempo dos colaboradores e evita erros.

Entre as vantagens de ter um AVA nativo Gennera, as principais são:

  • Fim do retrabalho para enviar informações entre os sistemas;
  • Homogeneidade de plataformas e simplificação de treinamentos;
  • Mesma empresa, mesmo fornecedor: facilita gestão e suporte;
  • Geração de relatórios interrelacionados a outras áreas do sistema;
  • Acesso por login único;
  • 100% online e na nuvem, como as outras áreas do sistema;
  • Aproveitamento da rapidez gerada pelos servidores elásticos;
  • Disponibilização é simples e eficaz para materiais em PDF, vídeos e demais recursos apropriados para o projeto proposto no PPC.

Além do AVA

Além de ser o único sistema do mercado com AVA nativamente integrado, o Gennera Academic One já promete trazer mais benefícios ao STBNET.

Sobre o sistema financeiro anterior, José relata: “O aluno pagava no banco, mas o banco não tem como identificar exatamente quem pagou. O banco manda o comprovante, e você tem que conferir um a um, e só então dar baixa”.

José está se referindo à famosa “francesinha”: o trabalho manual mais temido e demorado do Financeiro. Mensalmente, esse processo precisava ser feito para todos os alunos.

Com o Gennera Academic One, não mais. A integração com o processo bancário faz as baixas serem dadas automaticamente, e permite que o funcionário seja remanejado para atividades mais relevantes e menos mecânicas.

Além da percepção quanto às funcionalidades do Módulo Financeiro, os gestores do 

STBNET contam como extremamente positivo o contato com o time Comercial da Gennera: “Pode dar 5 estrelas pra eles!”, pontua sorrindo o coordenador.

A nota tão boa é resultado de uma equipe disposta a ouvir o cliente, negociar e facilitar o fechamento de contrato. – Isso sem contar a agilidade para responder rapidamente as dúvidas e a disponibilidade de entrar em contato.

A credibilidade da Gennera no mercado também foi um ponto decisivo, assim como a possibilidade de usar o sistema, através de uma versão demo, antes de fazer o fechamento do contrato.

Satisfeitos com a decisão e ansiosos para usar um ambiente integrado, completo e simples, o STBNET está agora preparado para atingir milhares de alunos. O crescimento da instituição é totalmente suportado pela nossa estrutura, já que contamos com servidores elásticos, backoffice SAP B1 e claro: uma equipe altamente capacitada.

Sua instituição de ensino também precisa facilitar processos e entregar soluções? Converse com um dos nossos consultores e descubra de quantas maneiras diferentes a Gennera pode ajudar você!

Sobre Blog Gennera

A Gennera tem mais de 15 anos de experiência no desenvolvimento de soluções acadêmicas e financeiras destinadas exclusivamente ao ecossistema de educação, sendo pioneira e líder nas plataformas de gestão educacional online (cloud computing).

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