Um dos principais erros da gestão educacional é ignorar o ciclo de vida do aluno e suas etapas — afinal, o conhecimento sobre elas tende a ser decisivo do ponto de vista administrativo, pois permite melhorar os resultados da instituição.

Por conta da enorme importância do tema, preparamos este artigo especial. Ao longo do texto, mostraremos como cada um desses estágios funciona e o que pode ser feito para otimizá-los. Acompanhe até o fim para saber mais!

No que consiste o ciclo de vida do aluno?

Em poucas palavras, o ciclo de vida do aluno corresponde a toda sua vivência junto à instituição de ensino. Por isso, ele se inicia muito antes da matrícula, renova-se a cada ano letivo, estende-se por toda a vida escolar e segue ainda depois dela.

Compreender o funcionamento do ciclo é imprescindível para elaborar estratégias de captação e retenção, potencializar a performance de cada aluno e evitar prejuízos decorrentes da evasão escolar, por exemplo.

Quais são as etapas do ciclo de vida do aluno?

Preparação

O ciclo de vida do aluno na IE começa bem antes da matrícula. Esta etapa de Preparação ele envolve todo o trabalho de atrair, captar e selecionar os alunos para conversão em matrículas.

O primeiro passo da preparação é o planejamento de ofertas, que pode apresentar alguns gargalos, como a dificuldade em definir a capacidade de ocupação da instituição. Muitas vezes, não se sabe ao certo quantas vagas estão efetivamente disponíveis para serem preenchidas.

Portanto, fazer um bom controle nesse sentido é determinante para entender o que está ocupado e o que está ocioso. Depois disso, é preciso analisar o potencial de expansão — se a instituição já atingiu sua capacidade máxima ou se há uma oportunidade de crescimento.

No segundo estágio da preparação, o momento de captação, os departamentos de marketing e de comunicação assumem o protagonismo. Aqui, o obstáculo mais recorrente é definir adequadamente a oferta de serviços da IE. Obstáculos como a baixa procura de interessados, ou seja, uma demanda abaixo do esperado, podem ser indício de que algo não foi feito da maneira ideal durante o planejamento, pois a capacidade da instituição e o potencial momentâneo do mercado não foram devidamente alinhados. Assim, criam-se campanhas ineficientes.

O terceiro estágio é o processo seletivo (ensino superior) ou mesmo o agendamento de visitas (ensino básico). As dificuldades aqui estão ligadas à gestão e à clareza dos processos de seleção, o que leva à baixa conversão dos inscritos. Os agendamentos, por sua vez, também carecem de uma organização específica.

Ambas as questões podem ser aprimoradas com o suporte de uma ferramenta própria, que viabiliza o acompanhamento das conversões.

O quarto e último estágio da preparação é a matrícula. Os gargalos estão ligados à falta de controle dos prazos e da documentação, bem como à gestão do processo em si. Um processo de matrículas eficiente, que facilita as rotinas da escola e a vida dos alunos e responsáveis evita muitos problemas para instituição e para seu público. A matrícula online, por exemplo, é uma abordagem muito interessante para otimizar tempo, recursos e resultados nesse momento.

Operação

Com o ingresso do aluno na IE, inicia-se a Operação propriamente dita. Ela se relaciona com o dia a dia da instituição, e, por conta disso, as maiores dificuldades se associam à fluidez dos processos acadêmicos e à gestão financeira e administrativa.

Uma operação eficiente envolve o acompanhamento e controle constante de aspectos estruturais da IE, do corpo docente, da estrutura de TI, da disponibilidade do material didático e das equipes para receber os alunos, bem como de todas as rotinas educacionais e gerenciais – ou seja, tudo o que se faz necessário para operar bem.

Com os anos letivos em curso, é fundamental a atenção dos gestores a desafios importantes relacionados à retenção de alunos, ao combate à inadimplência, ao aprimoramento da qualidade do serviço oferecido. É essencial desenvolver estratégias para evitar a evasão, estreitar relacionamento com estudantes e responsáveis e criar diferenciais para a instituição. Além das metodologias pedagógicas, a forma de atuação da IE como um todo é um ponto crucial para estender o ciclo de vida do aluno.

O acompanhamento do desempenho e a comunicação com a comunidade são bons exemplos de aspectos de suma relevância nesse momento. É indicado aqui otimizar esses processos com portais e canais de comunicação dedicados, de modo que os alunos e/ou seus responsáveis tenham praticidade para, entre outras atividades:

• acessar notas e disciplinas;
• conferir planos de aula;
• verificar a taxa de frequência;
• emitir boletos facilmente.

Gerir as finanças também é necessário para conseguir manter em dia os pagamentos, os recebíveis e as obrigações com fornecedores. As mensalidades dos alunos podem ser mais bem controladas com a oferta de meios de pagamento, automação e regra de cobrança — essas ferramentas podem auxiliar bastante em relação às taxas de inadimplência.

Fazem parte também da operação os fechamentos educacionais e administrativos, a cada ano letivo, que consistem em:

• encerramento de turmas;
• lançamento de notas e faltas;
• emissão de boletins;
• diplomação;
• balanços;
• índices financeiros e de desempenho.

Por fim, há o acompanhamento dos egressos, processo que faz sentido para diversos tipos de IE.

Como otimizar o ciclo de vida do aluno?

Um dos caminhos mais eficientes para otimizar todas as etapas do ciclo de vida do aluno é promover o alinhamento de seus pilares — pessoas, processos e recursos, de modo a aproveitar plenamente as oportunidades e enfrentar os desafios de cada momento. O ciclo de vida do aluno como um todo envolve inúmeras atividades e tarefas, e a performance em cada uma delas pode fazer grande diferença.

Assim, o suporte de um software de gestão completo é uma excelente saída para controlar e dinamizar cada uma das etapas, integrando gestão acadêmica, administrativa e financeira de modo a acompanhar cada ponto do ciclo de perto, racionalizar e otimizar os esforços e multiplicar os resultados.

Se você gostou do conteúdo e quer aprimorar o ciclo dos alunos de sua instituição, entre em contato conosco!