Imagine se no início do ano letivo a escola estiver uma bagunça? Poucos funcionários sem informações, papéis de matrícula todos misturados e pais nervosos e descontrolados… Por isso, organizar documentos e dados sobre os alunos é fundamental para o bom andamento da gestão escolar.

Neste post listamos 5 dicas para facilitar a gestão de documentos nas escolas, sem comprometer o andamento das outras tarefas cotidianas. Veja as sugestões!

1. Capriche! O atendimento é seu cartão de visita

Aproximar escola, alunos e responsáveis é uma das atividades que estreita as relações entre a comunidade escolar. Fazer da instituição de ensino um lugar agradável, em que as pessoas envolvidas se sintam como se estivessem em casa é transformar a escola em um espaço aconchegante e convidativo.

Para isso, é preciso treinar a equipe, qualificar os profissionais para que eles possam tanto realizar um atendimento de qualidade quanto receber os estudantes de forma adequada.

2. Separe os documentos por categorias

Arquivar documentos — seja por data, por ordem alfabética ou por tipo — contribui para que o material sempre permaneça organizado.

Relatórios, boletins com notas das provas, histórico escolar, estatutos etc., devem ser arquivados separadamente para facilitar tanto a vida de quem manuseia essas pastas quanto a de quem os solicita.

Outra sugestão é etiquetar as pastas ou adesivar com cores diferentes para localizar os documentos mais facilmente.

3. Use equipamentos e móveis adequados

Assim como há maneiras de arquivar documentos, eles podem ser armazenados em equipamentos adequados e aí incluem-se prateleiras, estantes, armários e gaveteiros, dependendo do material.

Papéis mais antigos ou que teoricamente serão menos acessados podem ser estocados em móveis específicos, assim como documentos de manuseio frequente podem ser colocados em bandejas mais fáceis de acessar. Materiais que dependem de aprovação para serem encaminhados podem ficar mais próximos aos funcionários.

4. Determine procedimentos frequentes de organização

Para que os documentos sejam sempre encontrados e para que os funcionários prestem um atendimento de qualidade frequentemente, algumas regras devem ser cumpridas.

É preciso que o gestor tenha controle sobre sua equipe no sentido de verificar se seus funcionários estão colocando os documentos sempre no mesmo lugar depois de consultá-los, se papéis desnecessários estão sendo descartados ou se algum documento que se perdeu foi encontrado ou outro foi providenciado. Com isso, evita-se o desgaste e a perda da imagem organizada que se quer passar.

5. Utilize a tecnologia na gestão de documentos e poupe tempo e recursos

Programas (softwares) que imprimam diplomas, históricos, boletins ou informes escolares minimizam a burocracia, assim como planilhas digitalizadas agilizam processos, organizam o setor e geram economia para a escola.

Há ainda sistemas de gestão acadêmica capazes de armazenar as informações, que podem ser impressas de acordo com a necessidade, livrando a escola de produzir cópias desnecessárias e contribuindo para que pais e alunos tenham acesso a documentos que podem ser solicitados e impressos em casa, como boletos para pagamento da mensalidade, lista de material escolar etc.

Uma das formas de organizar processos para a coleta de documentos dos alunos durante a vida acadêmica é a implantação de uma secretaria virtual, capaz de armazenar dados na nuvem e transformar o arquivamento físico em acervo digital, sem a necessidade de imprimir, por exemplo, históricos escolares parciais, espelho de notas etc., bastando apenas usar recursos como upload e download de arquivos.

Com isso, é possível reduzir idas à secretaria e a quantidade enorme de papel que geralmente é gasta em instituições de ensino. 

Como se vê, há várias formas de transformar a gestão de documentos em algo organizado. Então, gostou desse artigo? Assine nossa newsletter e fique por dentro de mais dicas como essas!