Os contratos fazem parte do dia a dia de uma instituição de ensino. A cada matrícula, a prestação dos serviços educacionais gera um novo contrato, que existe para garantir que as expectativas traçadas se concretizem. E uma gestão de contratos eficiente é fundamental para garantir que tudo seja cumprido, certo?

Ainda assim, não é muito difícil encontrar IEs que menosprezam essa etapa da prestação de serviços e, consequentemente, se prejudicam. Segundo uma pesquisa da Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), 90% dos CEOs do Brasil não têm uma política eficiente de gestão de contratos. Claro que isso traz problemas, afetando o relacionamento com a comunidade escolar.

Por isso, separamos para você alguns passos importantes para que seja estabelecida uma gestão de contratos e faturas eficiente. Confira!

Designe uma equipe para gestão de contratos e faturas

Organização é essencial em todos os setores, mas quando se trata de gestão de contratos, é importante se ter uma organização primorosa. Uma forma de fazer isso, é designar uma equipe específica para essa gestão de contratos e faturas desde as fases iniciais do processo de contratação.

Afinal, os contratos precisam de um acompanhamento frequente, o que pode ser mensal ou semanal, dependendo do tipo de cronograma estabelecido para seu contrato. Ter uma equipe realizando esse acompanhamento evita problemas gerais como o não cumprimento de prazos, por exemplo.

Use o suporte de uma ferramenta de gestão financeira

Além disso, a IE pode optar também pelo uso de software de gestão que dê suporte a todas as rotinas financeiras e administrativas, incluindo a gestão de contratos – como o Gennera Academic One. Por meio de seu módulo Financeiro, a ferramenta permite a emissão de documentos, gerencia pagamentos, cobranças e recebimentos, bem como o organiza o arquivamento digital de documentos, facilitando o acesso à informação com separação em categoria, descrição, tipo, período, preço e status. Isso ajuda muito na gestão documental.

Com o módulo Financeiro, é possível consultar o contrato (e faturas decorrentes dele) online e acompanhar todas as regras que o orientam a qualquer momento – total transparência para os alunos e responsáveis e, total controle também para a instituição de ensino, que conta ainda com demonstrativos sofisticados, como os gráficos comparativos daquilo que foi realizado versus o previsto, por exemplo.

Utilize relatórios para acompanhamento periódico

Relatórios são muito úteis para manter a organização da gestão de contratos, principalmente nos casos em que a demanda é muito alta – caso das instituições de ensino – já que oferecem uma visão geral e dados consolidados que facilitam o acompanhamento.

Além de trazer mais eficiência, os relatórios diminuem os riscos de descumprimentos e permitem identificar com mais facilidade os próximos vencimentos e as informações necessárias para avaliar renovações. Para ajudar nesses aspectos, o Academic One conta também com um módulo integrado de Relatórios, que fornece informações precisas e sempre atualizadas – outro ponto fundamental para uma gestão efetiva.

Ter uma gestão de contratos e faturas eficiente é uma forma inteligente da sua instituição de ensino potencializar seus resultados, melhorar a imagem diante do mercado competitivo, aprimorar a prestação de serviços, além de manter seus processos sempre adequados às exigências legais, evitando prejuízos e dores de cabeça.

Então, achou o nosso post útil? Aproveite a visita ao blog para ler mais sobre o módulo de gestão financeira no Academic One!