A retenção de alunos é tão importante quanto a sua conquista.

Isto porque alunos rematriculados são vistos como clientes leais, o que pode levar à ampliação da imagem da escola e dos programas educacionais.

Podemos dizer que a rematrícula é a chave de ouro de qualquer instituição, pois ela garante um público fiel: é o que chamamos de LTV (LifeTime Value).

Quando um aluno segue pagando as mensalidades por um bom tempo, dizemos que ele tem um LTV alto – e isso é essencial para a saúde financeira da instituição.

Por este motivo, um bom processo de rematrícula permite que este público esteja sempre por perto. Sem ela, a IE corre o risco de perder a base sólida de alunos.

Assim, podemos dizer que a rematrícula garante:

• base sólida de estudantes;
• clientes leais, o que pode levar à ampliação da imagem da escola e dos programas educacionais;
• faturamento confiável e recorrente.

Uma boa estratégia de captação de alunos é indispensável para qualquer instituição de ensino. Mas garantir a permanência do estudante na IES também deve estar entre os principais objetivos da gestão, uma vez que o processo de rematrícula, muitas vezes, representa um gargalo que pode ou não direcionar para a evasão escolar.

Existe um momento certo para iniciar a campanha de rematrícula? 

A campanha de rematrícula é um momento estratégico para as Instituições de Ensino (IE): é neste  período em que o estudante confirma seu interesse em prosseguir os estudos na instituição, o que serve como uma espécie de validação do caminho que está sendo traçado pela gestão.

Mas quando se observa uma taxa mais alta de evasão, é possível apontar uma série de fatores diferentes, como:

 

• Captação do estudante por instituições concorrentes;
• Insatisfação com a escola;
• Baixa qualidade no ensino;
• Instabilidade financeira; e
• Problemas como bullying, inadequação etc.

Mas estes e outros problemas não surgem do dia para a noite: eles podem e devem ser identificados a partir de um trabalho ativo da gestão. 

Trata-se do que é chamado de Gestão da Permanência, que consiste em manter equipes trabalhando para combater, preventivamente, a redução da taxa de adesão à rematrícula.

 

Gestão da Permanência na retenção de alunos

A gestão de permanência busca aperfeiçoar os processos da IE, ouvindo e acompanhando as queixas dos estudantes, pais e responsáveis para que, assim, a experiência seja cada vez melhor.

Dessa forma, a gestão de permanência evita que o estudante demonstre insatisfação e evada. Ao investir neste tipo de gestão a IE pode ter alguns benefícios, como:

1) Acompanhar o desempenho acadêmico

Alunos que estão com baixo rendimento, inadimplentes ou até mesmo com baixa frequência podem ser potenciais evasores. A IE pode identificá-los com facilidade, e buscar ativamente prestar apoio para auxiliar o estudante.

Mas, cuidado: É importante acompanhar todos os alunos, mesmo os que tenham um alto nível de desempenho.

No Módulo Sala de Aula, do Gennera Academic One, é possível verificar a presença, acompanhar e rastrear o rendimento do estudante,  o que por consequência permite a troca de informações assertivas entre os professores, alunos, pais e responsáveis. 

Assim, além de criar um ambiente próprio para o desenvolvimento e aprendizagem e, claro, retenção do aluno, é possível também uma aproximação dos membros da comunidade escolar.

 

2) Escuta ativa

A gestão de permanência pode ser associada diretamente ao acompanhamento das queixas, elogios e outros apontamentos dos estudantes, pais e responsáveis.

A retenção de alunos, isso deve ser usado para monitorar possíveis insatisfações que levem à não renovação da matrícula.

Aproximação do estudante

Construir uma relação próxima com o aluno faz com que ele se sinta amparado pelos gestores e docentes, o que, por sua vez, fideliza este estudante.

Não existe uma resposta única para quando a campanha de rematrícula deve começar. Mas é muito importante que a campanha esteja vinculada a uma boa gestão de permanência, que deve ser ininterrupta ao longo do ano letivo.

A campanha de rematrícula, na prática, faz parte de uma estratégia permanente.

É indispensável que o planejamento da campanha de rematrícula ocorra na máxima antecedência de tempo possível. Assim, ela estará alinhada com a gestão de permanência como um todo, e atenderá aos interesses estratégicos da IE.

Como melhorar a experiência de rematrícula?

Para melhorar a experiência de rematrícula, e aumentar as chances de retenção de alunos, as IE devem adotar estratégias que facilitem e melhorem a experiência do aluno.

 

Aqui estão 3 dicas para tornar o processo de rematrícula mais eficaz:

1) Acesso a informações

A rematrícula é um processo complexo. Portanto, as IE devem ter certeza de que os alunos têm acesso a todas as informações de que precisam e que entendem o processo por completo.

Uma dica é realizar reuniões com os pais e responsáveis para informá-los sobre o fim do período letivo, contar as melhorias que foram feitas e outras que ainda serão implementadas. 

Para turmas adultas, é fundamental manter canais de comunicação onde o público está, como redes sociais e e-mail.

 

2) Ofereça condições especiais

Proponha descontos diferentes para quem já é aluno: pode ser no valor da rematrícula, na primeira mensalidade, em material didático e até em cursos adicionais.

Além de descontos, dar brindes pode ajudar na retenção dos alunos: ingressos para shows e congressos, materiais de papelaria, entre outros.

O mais importante, no entanto, é que o principal diferencial sejam as atividades acadêmicas da própria IE, sejam elas curriculares ou extracurriculares.

 

3) Ofereça soluções para a inadimplência

Muitos casos de transferência de alunos se dão por problemas financeiros.

Essa situação pode acontecer devido a uma mudança no quadro familiar ou de um aumento de taxa, que deixou a mensalidade acima do orçamento. 

Se este for o caso, a escola pode oferecer um acordo, renegociar a dívida e até mesmo oferecer várias formas de pagamento.

O Gennera Academic One, por exemplo, tem o Módulo Financeiro. Através dele é possível administrar todos os dados relacionados aos alunos, enviar um e-mail para pais e responsáveis lembrando que a data do pagamento da mensalidade está se aproximando.

Estas são medidas que podem facilitar a resolver a inadimplência, e claro, garantir a retenção do aluno.

4) Simplifique o momento da matrícula

Garantir que o processo de rematrícula seja agradável, além de melhorar a experiência do aluno, traz também comodidade. O Gennera Academic One, possui o Módulo Matrícula, que permite realizar a matrícula online e 100% digital.

A partir do Módulo Matrícula, o aluno pai ou responsável pode fazer tudo sozinho, porque o processo é 100% online.

Esta autonomia, além de trazer comodidade e melhorar a experiência do aluno, faz com que todos os colaboradores ganhem tempo, já que não terão que organizar documentos e as informações ficam disponíveis em um só lugar.

Conclusão

Melhorar o LTV é fundamental para a saúde financeira da sua instituição. Você já dá a devida atenção para o período de matrículas, ou ainda está “deixando acontecer”?

 

Torne o processo de matrículas mais fácil, óbvio e simples!

 

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