Administrar uma empresa em tempos de crise não é tarefa fácil. E quando se fala do setor de educação, uma série de fatores característicos podem tornar a gestão ainda mais complicada. Questões como evasão de alunos e inadimplência, por exemplo, são bastante características deste setor e exigem planejamento financeiro extra para que a instituição se mantenha saudável, oferecendo um serviço de qualidade.

Para manter as contas em dia, é fundamental que você faça um bom planejamento, incluindo todas as receitas e despesas da sua instituição, sem deixar de registrar nada. Dessa forma, você terá um controle global do seu fluxo de caixa, o que torna a gestão mais viável. Veja, abaixo, 5 dicas de como fazer um bom planejamento financeiro para a sua instituição de ensino.

1. Faça um orçamento realista

Na hora de planejar como será o ano, nada de estabelecer objetivos que você já sabe que não vai cumprir. O ideal é planejar tendo em vista três cenários: o ideal, o contingencial e o emergencial.

O planejamento ideal é aquele em que você deve estabelecer os objetivos para o ano, sem considerar as intempéries que poderão ocorrer. Depois, você deve propor um cenário contingencial, incluindo problemas comuns do setor, com base no histórico da sua instituição. Por fim, você deve realizar um planejamento emergencial, que deve prever reservas financeiras para o caso de crises mais graves no setor e maior evasão de alunos.

Para fazer o seu orçamento, você também pode contar com a ajuda de um software de gestão, que vai facilitar o acompanhamento dos custos ao longo do ano.

2. Estabeleça metas para a sua instituição

Ao estabelecer as metas para o ano, você deve ter em mente quais são os seus objetivos. Você quer aumentar o número de matrículas? Oferecer uma disciplina exclusiva? Contar com uma equipe de professores super qualificada? Tornar-se referência no setor de educação?

Coloque todas essas metas no papel e calcule os investimentos necessários para cada uma delas. Não se esqueça de que elas devem ser factíveis, mas também desafiadoras. Estabelecer metas fáceis vai causar uma falsa sensação de dever cumprido, quando na verdade sua instituição não está saindo do lugar.

3. Gerencie os gastos extras

Por mais que você planeje, muitas despesas extras vão acontecer ao longo do ano: problemas estruturais, compras de última hora, demissão de funcionários. O ideal é que você inclua, no seu planejamento financeiro, um valor para cobrir essas despesas. Caso não seja possível, registre todos os custos extras que você teve para formar um histórico que será importante na elaboração do próximo orçamento.

4. Cuide da inadimplência

Em tempos de crise, muitas instituições vêm sofrendo com a inadimplência. O ideal é acompanhar, mês a mês, a evolução de pagamentos de todos os seus alunos. Quando perceber que há um grupo demonstrando problemas, você deve iniciar a negociação com eles o mais rápido possível. Quanto maior a dívida, mais difícil é a negociação.

5. Negocie com fornecedores

A crise financeira afeta a todos os setores, não só o da educação. Portanto, se a sua instituição está sofrendo, saiba que seus fornecedores também estão. E, com isso, eles não vão querer perder nenhum negócio. Esse é o momento ideal para negociar preços e condições de pagamento, realizando compras que satisfaçam a sua necessidade e também a do fornecedor.

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