Indicadores e tomada de decisão estratégica para instituições de ensino superior

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O avanço da tecnologia tornou tudo mais acessível, mas aumentou a complexidade dos negócios. Hoje, é impensável gerir mesmo uma pequena empresa sem compreender seus dados, e usar informações confiáveis e quantificáveis para tomar decisões.

E se a gestão de pequenas empresas depende da análise de dados, certamente as instituições de ensino superior (IES) precisam se preocupar com a Gestão Estratégica.

Mas o que quantificar, e por quê?

Nesse artigo, separamos 10 indicadores cujo acompanhamento é imprescindível – e citamos ações que podem ser tomadas a partir do conhecimento dos dados.

 

Alunos Ativos

O número de alunos ativos é calculado medindo-se o montante de alunos em toda a instituição. Variações deste indicador podem ser: alunos ativos por período; alunos ativos versus número de alunos matriculados (em “x” tempo); alunos ativos por curso etc.

A queda de alunos ativos pode ser evitada ou amenizada com as seguintes medidas:

  • Explicar os tipos de bolsas que os alunos podem concorrer na Instituição: Prouni, Uniedu, Artigo 170, Artigo 171, bolsa da prefeitura entre outras;
  •  Parcerias com empresas, montagem de um banco de currículos e divulgação das vagas de empregos;
  • Através do setor de marketing, fazer a divulgação dos egressos que estão se destacando no mercado de trabalho, e trazê-los para realização de palestras e oficinas;
  •  Oferecer estágios na área dentro da Instituição;
  •  Incentivar o empreendedorismo e a inovação, através da criação de startups dentro de incubadoras.

 

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Número de Matrículas

As Instituições possuem várias formas de ingresso. Saber o número de alunos que entraram nos processos seletivos é muito importante, pois isso é influenciado por vários fatores, onde podemos citar:

  • Qualidade dos cursos, sempre com grade curricular atualizada e coerente com o mercado de trabalho;
  • Através de parcerias com empresas da região, onde o espaço da faculdade é disponibilizado às empresas que contratam alunos;
  • Destacar a empregabilidade dos egressos na área do curso, pois é um fator que cria uma boa perspectiva em relação ao futuro;
  • Através do setor de Marketing, fazer campanhas para mostrar o potencial de todos os cursos da IES à comunidade externa;
  • Manter um bom relacionamento com as escolas da região promovendo eventos, palestras e parcerias para os seus alunos, levando-os a entender e se identificar com os cursos e as oportunidades oferecidas;
  • Levar os alunos das escolas que possuem o ensino médio para conhecer a instituição, mostrando a estrutura e tudo que ela oferece.

 

Aplicação CPA

As instituições possuem dois tipos de avaliação: a avaliação interna e a externa. A avaliação interna é feita pela CPA – Comissão Própria de Avaliação, que através de pesquisas de satisfação realizadas com alunos, professores e colaboradores da Instituição traz informações sobre desempenho dos professores e tutores, Infraestrutura entre outros assuntos. 

Todos os problemas encontrados no curso devem ser levados para a reunião de colegiado e núcleo estruturante de cada curso, para que as melhorias sejam providenciadas. O Módulo Educacional do ERP de gestão deve ser capaz de montar os formulários, disponibilizando para os alunos e gerando os relatórios necessários.

Incentivos devem ser criados para que os alunos participem da avaliação. Além disso, todas as melhorias que foram feitas a partir dessa avaliação devem ser divulgadas.

 

Rematrícula

O primeiro processo quando se entra em uma Instituição de Ensino Superior é fazer a matrícula, e a cada semestre ou ano finalizado, se rematricular. A maior parte do faturamento está vinculado às mensalidades dos alunos, por isso a taxa de rematrículas é tão importante.

Tão logo detectado que o número de rematrículas caiu, a instituição precisa criar campanhas de recuperação dos alunos que não se rematricularam.

 

Evasão

As instituições de ensino superior têm como uma das suas principais metas a permanência dos alunos. 

Durante a pandemia da Covid-19, as instituições presenciais privadas tiveram muitos alunos que abandonaram os cursos. E a evasão gera muitos problemas para as Instituições, principalmente na questão financeira, afetando o planejamento referente às mensalidades.

Existem vários motivos que levam os alunos a evadirem das instituições de ensino superior, mas parecem ser os mais comuns:

  • Perda de interesse dos acadêmicos pelo curso escolhido: escolher o curso que irão seguir pode ser um processo muito difícil para os jovens. Muitos acabam escolhendo o curso por indicação dos familiares e, durante o curso, podem descobrir que não era o que esperavam. A Instituição deve estar preparada para identificar quando isso acontece, e fazer um trabalho de orientação com esses alunos, verificando em qual curso ele se identifica e mantendo-o na Instituição;
  • Conciliar estudos e trabalho: a maior parte dos alunos do ensino superior das Instituições privadas já se encontra no mercado de trabalho. Eles já chegam muito cansados, prejudicando a construção do conhecimento e levando à desistência do curso. Uma solução seria implantar o ensino híbrido, que de acordo com MEC pode ser até 40% da sua carga horária, em cursos presenciais. 
  • Dificuldade Financeira: o desemprego durante a pandemia fez muitos alunos e responsáveis ficarem sem condições de investir em um curso de ensino superior. Como solução, as Instituições de Ensino Superior devem acompanhar os alunos e oferecer as diversas bolsas que a instituição possui.

 

Reprovação

Alguns cursos possuem altos índices de reprovação em disciplinas como Matemática, Cálculo e Física, o que leva o aluno a desistir do curso, pois fica desestimulado a continuar e gastar com mais uma disciplina. É muito importante que os coordenadores de curso acompanhem os motivos que estão levando à reprovação, pois este indicador mede a construção do conhecimento dos alunos:

  • Um ensino médio fraco, onde os alunos não tiverem a formação necessária para cursar um curso de Ensino Superior. – As instituições devem promover programas de monitorias em diversas áreas, visando ajudar os alunos a terem um bom desempenho nas disciplinas;
  • Pouco tempo para estudar, devido ao trabalho e o deslocamento até a Instituição;
  • Aulas que não estimulam os alunos a participação e a interagir;
  • Falta de estímulo do professor em transmitir o conhecimento;
  • Desorganização na estrutura do curso.

Não podemos vincular a reprovação a avaliações muito difíceis. – Até porque as instituições de ensino devem manter um padrão de qualidade para se prepararem para o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. O que se deve fazer é monitorar os alunos e verificar se realmente estão conseguindo construir o conhecimento necessário sobre cada disciplina da grade curricular.

 

Mas não é apenas para cumprir requisitos legais que a CPA é importante

Valor recebido

É o valor recebido em determinado período, como por exemplo as mensalidades que são pagas em um determinado mês. – Mas o valor recebido pode ser maior ou menor do que o valor faturado. 

Muitas Instituições hoje em dia dependem apenas das mensalidades dos alunos que cursam a Graduação, isso acaba fazendo com que a IES tenha uma única fonte de renda. Existem, no entanto, outras formas de faturar:

  • Cursos de Extensão para a comunidade interna e externa;
  • Estrutura de incubadora, onde os alunos possam montar startups;
  • Escritório de projetos, onde a Instituição pode usar seus professores para desenvolverem produtos e serviços para a comunidade externa, gerando receita para a Instituição.
  • Realização de concursos Públicos, seja oferecendo preparação para as provas ou disponibilizando o local para a realização das avaliações.

 

Valor Faturado

Ter notas emitidas de serviço em um determinado período não garante que será recebido tudo o que foi emitido.

As instituições devem tomar muito cuidado em relação ao valor faturado, sempre levando em consideração a questão da inadimplência, então não é recomendado fazer grandes projeções com o valor faturado.

 

Projeção

As instituições de Ensino superior possuem diversos gastos, sendo muito importante ter um planejamento financeiro. Por isso, é muito importante ter uma projeção de gastos e receitas dos períodos seguintes.

Como já citado, o faturamento pode ser influenciado por diversos fatores e o mercado do ensino superior está cada vez mais competitivo, com muitas instituições competindo no mercado. 

Durante a pandemia, muitas faculdades tiveram grandes dificuldades com a inadimplência e evasão dos alunos, então também é importante manter uma reserva financeira.

 

Inadimplência

De acordo com o site da Abrafi, a Inadimplência no ensino superior cresceu 30% durante a pandemia no ano de 2020. 

Quando a inadimplência sai fora do controle, acaba virando um grande problema para as instituições, porque uma Instituição de ensino superior tem várias despesas, sendo geralmente a maior delas a folha de pagamento de todos os seus funcionários, sem falar do investimento em tecnologia, inovação, formação de seus professores e assim por diante.

Por isso, é importante acompanhar todos os indicadores e relacioná-los à inadimplência.

 

Dados: em quem confiar?

A maioria dos dados usados nos indicadores devem ser extraídos do sistema educacional. É dentro do sistema que são guardadas as informações de toda a jornada do aluno, das disciplinas e dos professores. – É de se esperar, portanto, que esse ERP devolva, de modo organizado, sistematizado e confiável, dados sobre a instituição.

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Sobre Blog Gennera

A Gennera tem mais de 15 anos de experiência no desenvolvimento de soluções acadêmicas e financeiras destinadas exclusivamente ao ecossistema de educação, sendo pioneira e líder nas plataformas de gestão educacional online (cloud computing).

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