Porque ter um Sistema de Gestão Educacional na sua instituição de ensino

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Já parou para pensar, alguma vez, na quantidade de coisas diferentes que um gestor, em uma instituição de ensino tem que dar conta?

Independente de o ensino ser focado em crianças, jovens ou adultos, cada modalidade tem dificuldades e especificidades muito próprias. Cabe ao gestor não apenas delegar tarefas, mas entender a fundo a instituição, para que suas ações gerem estabilidade e crescimento.

A principal ferramenta de um gestor é o ERP, ou SGE em português (Sistema de Gestão Educacional).

Dentro do SGE está o coração da instituição de ensino. Todas as informações de alunos, professores e processos estão inseridas nele, e funciona como se fosse um grande cérebro, que “pensa” os dados e os envia prontos para a análise estratégica.

Nesse artigo, preparamos uma lista de 8 funções que o ERP educacional tem, e como elas são importantes para uma IE que deseja um ambiente saudável e sob controle.

Melhoria na comunicação com os alunos

Sejam os próprios alunos, sejam seus responsáveis: uma boa comunicação gera um bom relacionamento, e o bom relacionamento garante fidelização e indicação.

É impossível se comunicar bem sem clareza, ainda mais quando se tratam de dezenas, centenas e até milhares de pessoas.

Para ter a clareza necessária para tratar com propriedade das questões acadêmicas, o gestor precisa ter confiabilidade dos dados inseridos no ERP. – Mais do que isso, precisa ter acesso simples e fácil à compilação desses dados.

Ainda, é preciso se assegurar, da melhor forma possível, que todos os professores lançam as informações, e lançam de forma correta. – Nesse quesito, contar com um sistema de interface simples e amigável é essencial.

Controle dos setores administrativos e financeiros

Muitas vezes, esses setores ficam de fora da plataforma de gestão escolhida, que pode ser restrita apenas a assuntos acadêmicos. 

Essa, no entanto, não é uma prática que recomendamos.

É importante saber que todas as atividades em uma IE estão interligadas, e que é extremamente relevante entender como as alterações em um setor refletem em outro.

Além disso, quando os controles estão em plataformas separadas, o gestor precisa compreender todas essas plataformas, o que dificulta a tomada de decisão e gasta tempo desnecessário.

O ideal é que, além de ter todas as funções em um só sistema, essas funções sejam interligadas por um backoffice, a exemplo do Gennera Academic One, que é nativamente e totalmente integrado com o SAP B1.

Suporte na Gestão acadêmica e Pedagógica

A Gestão Pedagógica tem foco na qualidade do ensino, e é responsável pelo planejamento educacional.

O Gestor Pedagógico especifica metas, traça uma rota para cumpri-las e supervisiona a execução das atividades.

Comunicação e planejamento são os pilares para criar um ambiente educacional que seja, além de eficaz, atrativo para gerar matrículas e evitar evasão.

Mas a Gestão Pedagógica só consegue, de fato, fazer o seu papel, quando a instituição está livre de incêndios para apagar: e é principalmente na prevenção desses incêndios que entra o ERP educacional.

Redução da inadimplência

A boa gestão da inadimplência é uma tarefa desafiadora para o setor Financeiro de uma IE, especialmente pela quantidade de variáveis que influenciam o fenômeno.

Para reduzir a inadimplência, é de grande importância que as informações sobre pagamentos estejam dispostas de forma clara e acessível, tanto à instituição quanto ao estudante ou seu responsável.

E é aí que mora o maior problema, principalmente porque essas informações não são sequer conhecidas, menos ainda compiladas e dispostas em relatórios que fazem sentido.

Ademais, não é comum que fornecedores de sistemas educacionais forneçam ferramentas específicas para lidar com a inadimplência.

No Gennera Academic One, além da disponibilização de diferentes formas de pagamento através dos gateways ou direto na tesouraria, estão inclusos os canais de relacionamento, que geram cobranças automáticas via e-mail e SMS. Além disso, o pai ou responsável consegue gerar vias de seus boletos, através do próprio sistema.

Auxílio na captação de alunos

Ao oferecer matrícula on-line, a IE otimiza o tempo do estudante ou seu responsável, ganhando em praticidade das instituições concorrentes.

O estudante é 100% protagonista, e através de uma plataforma amigável e autoexplicativa, cadastra seus dados pessoais, escolhe seu curso e disciplinas, envia seus documentos e, com integração ao Módulo Financeiro, gera seus boletos para pagamento.

A Secretaria também ganha, reduzindo o tempo de atendimento, e focando em resolver pendências ao invés de estar presencialmente com todos os ingressantes.

Melhor relacionamento com o corpo docente

Uma liderança que resolve problemas reais é uma liderança respeitada.

Existe o mito de que professores não gostam de usar tecnologia, mas será que isso é totalmente verdade? A maior resistência, geralmente, não é a mudanças tecnológicas, mas a mudanças que apenas burocratizam o processo.

Quando sua IE adota um ERP simples, amigável e completo, ainda que haja resistência inicial, a tendência é que o corpo docente adote e defenda a mudança.

Além disso, os relatórios solicitados pela gestão são muito mais simples de gerar, e isso dá a percepção de valor necessária a uma adesão ainda maior.

Uma liderança que se relaciona bem é uma liderança que resolve problemas.

Obtenção de métricas para a tomada de decisão

Nada é mais caro que uma decisão errada.

Ter um ERP educacional de qualidade subsidia a tomada de decisões estratégicas, melhorando a curto, médio e longo prazo os resultados da IE.

Além disso, ter os dados em mãos, de forma simples e confiável, auxilia no diálogo com colaboradores, responsáveis e alunos.

Apoio para focar na inovação

Viver de apagar incêndios é o terror para qualquer liderança: sem tempo para planejar, pesquisar e inovar, muitas IE vivem em um diário resolver de problemas urgentes, e a maioria deles é relacionada a questões que podem ser resolvidas com um bom ERP.

Todas as questões citadas nesse artigo podem desencadear “incêndios” frequentes em uma instituição de ensino, e ao mesmo tempo, podem ser estabilizadas com boas ferramentas de gestão.

Na hora de escolher o ERP educacional, comece pesquisando pelos melhores.

Você, gestor, precisa ter em mente que esse não é um gasto, mas um investimento: e esse investimento a curto prazo se paga, ainda que de forma sutil, com a economia de tempo das pessoas envolvidas, onde você se inclui.

Não hora de escolher o Sistema de Gestão Educacional, pense em retorno sobre investimento, e escolha uma solução completa: uma que atenda todas as necessidades atuais, e tenha como atender necessidades futuras.

Não tome a decisão antes de conversar com um dos nossos consultores.

Sobre Blog Gennera

A Gennera tem mais de 15 anos de experiência no desenvolvimento de soluções acadêmicas e financeiras destinadas exclusivamente ao ecossistema de educação, sendo pioneira e líder nas plataformas de gestão educacional online (cloud computing).

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