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Gestores de instituições de ensino precisam ter acesso rápido e fácil às informações, seja para tomar decisões estratégicas ou para instruir a equipe de colaboradores. Os sistemas de gestão empresarial (SGE ou ERP, em inglês), neste caso, são indispensáveis para integrar informações de diferentes áreas, tanto reunindo-as em uma fonte de dados confiável quanto mostrando suas faces em relatórios e indicadores.

O ERP é uma ferramenta indispensável para lidar com a complexidade de negócios 

educacionais. Um bom sistema de gestão educacional deve suportar as funções acadêmicas, educacionais e administrativas, armazenando de forma confiável os dados imputados e proporcionando, em tempo real, as informações, que devem ser claras, estáveis e completas. 

O ERP traz facilidade e segurança à gestão, alunos e colaboradores, mas a decisão deve ser criteriosa e ponderada, uma vez que a substituição ou desimplantação é sempre complexa e traumática, exigindo investimento extra e mudanças difíceis de contornar.

Nesse artigo, abordaremos os pontos listados em uma pesquisa feita na UFRGS, onde falaremos dos principais motivos para se implantar um sistema que possua integração nativa, e quais são os ganhos da instituição.

Motivos relacionados à Tecnologia: integração

1) Fluxo de informação consistente

Em um sistema nativamente integrado, como é o caso do Gennera Academic One, as informações fluem de forma fluida e consistente. A imputação dos dados é simplificada e com significativa redução de redundâncias, o que leva a menos erros e maior assertividade. A informação contida no banco de dados se torna uma informação sem ruídos, rastreável e inviolável, além de estar disponível em tempo real.

2) Integração dos sistemas de informação (SI)

Como abrange as áreas Acadêmica, Administrativa e Educacional, uma instituição de ensino que utiliza o Gennera Academic One não depende de múltiplas interfaces, sistemas distintos e planilhas que intermediam dados: todas as informações estão concentradas em um banco de dados, que interrelaciona e contextualiza os lançamentos.

3) Comunicação entre os departamentos

Com dados integrados entre as diferentes áreas, relações que antes não eram claras passam a ser quantificáveis e visíveis. Saber, por exemplo, que os alunos mais frequentes são também os que tiram boas notas pode gerar ações de conscientização. Ter visibilidade de que, em tese, os alunos com dificuldades em ciências exatas emprestam livros sobre linguagens, também geraria ações nos dois setores. Com a comunicação intersetorial, a Educação tem a ganhar!

Motivos relacionados à gestão gerencial-operacional: processos

1) Padronização e gestão do conhecimento

Em um sistema único e abrangente, é muito mais simples garantir treinamento e empoderamento do colaborador. Poupados de ter que operar em múltiplas plataformas, o funcionário pode concentrar seu tempo em melhorar funções e aprimorar atividades, seja em relação ao sistema ou a outros processos. Uma estrutura que previne erros e facilita o acerto é, sem dúvidas, um convite à melhoria contínua e à homogeneização das atividades.

2) Visão horizontal

A visão holística e abrangente não é importante apenas para o gestor. Professores, demais colaboradores e até alunos, quando submetidos a informações panorâmicas e completas, passam a agir de forma mais consciente do impacto de suas atividades, seja esse impacto positivo ou negativo. 

3) Automatização e agilidade

Tarefas que se tornam mais simples também se tornam, inerentemente, mais rápidas. E além da redução de tempo, um sistema educacional integrado causa também a diminuição de atividades e rotinas, uma vez que as etapas burocráticas e repetitivas são reduzidas ou eliminadas. Tarefas como a conferência manual de números em boletos, comparação de dados em planilhas e inserção manual de informações repetidas em diversas plataformas consomem muito tempo, e a eliminação da necessidade de executá-las desocupa o colaborador para pensar em melhoria.

4) Redução de custos operacionais e aumento da eficiência

Com colaboradores em rotina mais leve de carga operacional, ocorre uma perceptível redução de custos – e isso não significa que deva haver demissões. A começar pela quantidade de horas extras economizadas, a folha de pagamento sofre uma redução significativa, especialmente se trabalhar depois do horário era uma prática comum. Ainda, a carga operacional reduzida dá espaço para treinar colaboradores a assumir funções mais estratégicas, preservando o capital humano e se eximindo de novas contratações, principalmente em cargos de gestão, que costumam ser mais onerosos e de maior impacto organizacional.

5) Motivação dos colaboradores

Com um sistema único e enxuto, os colaboradores se veem aprendendo mais, e desenvolvendo com mais tempo e afinco as atividades realmente inerentes à profissão, não se ocupando com árduos e intermináveis preenchimentos em planilhas e campos dos sistemas.

Motivos relacionados à Estratégia: tomada de decisão e complexidade