Basicamente, a digitalização do acervo acadêmico significa converter documentos físicos, como diplomas, registros e artigos em arquivos digitais.

Além de aumentar a segurança de dados fundamentais e resolver de uma vez por todas o problema de espaço de muitas Instituições de Ensino (IE), a estratégia é essencial para a adequação à Portaria nº 315 do Ministério da Educação (MEC), uma atualização da Portaria nº 22, que entrou em vigor em dezembro de 2017.

Continue lendo, saiba como fazer uma correta gestão de acervo digital e conheça outras vantagens da implementação de um sistema de gestão inteligente.

O que é e como se faz a gestão de acervo digital?

A gestão de acervo digital é, basicamente, a utilização da tecnologia para assegurar a preservação dos dados de uma instituição, acabando de vez com o risco de perdas físicas.

Para colocar o conceito em prática, é necessária a implementação de ferramentas inteligentes que façam a digitalização e garantam a integridade e autenticidade das informações contidas nos documentos originais.

Quais são os benefícios da digitalização?

Considerando que o principal objetivo da nova portaria do MEC é garantir a digitalização do acervo acadêmico das IEs, a utilização de um software de gestão passa a ser uma estratégia fundamental, trazendo ainda outros benefícios. Conheça algumas dessas vantagens.

1. Facilidade no acesso às informações

A facilidade de acesso e a organização das informações contribuem para a agilidade de diferentes processos de uma instituição, desde o atendimento ao aluno até análises do setor financeiro.

A verdade é que, ainda hoje, o acesso a dados importantes é uma das dificuldades mais comuns em muitas instituições brasileiras. Os alunos nem sempre conseguem obter as informações de que necessitam da forma como gostariam.

Com a digitalização do acervo acadêmico, esse cenário muda consideravelmente, pois acessos múltiplos e instantâneos a documentos e outros dados passam a ser possíveis, seguindo políticas de segurança e de conformidade.

O software de gestão funciona como um registro e gestão do acervo, facilitando a circulação e a organização de exemplares, com dados integrados aos processos administrativos e educacionais.

Para os funcionários, isso também é benéfico e pode refletir em redução de custos e diminuição de erros.

2. Maior integração dos dados

Uma instituição de ensino produz diariamente um número elevado de informações. Se considerarmos os ciclos anuais, o volume é ainda maior. Muitos desses dados, como histórico dos alunos e matrículas realizadas, são importantes para diferentes setores de uma IE, como a área de atendimento e a administração.

Ao adotar um software como o SAP — sistema integrado de gestão empresarial transacional e líder no segmento de softwares corporativos —, a instituição consegue realizar uma perfeita integração de dados.

Assim, não há mais necessidade de aguardar um departamento utilizar o documento antes de repassá-lo para outros setores. A comunicação e os processos podem acontecer de maneira simultânea.

3. Maior segurança da informação

Por mais que haja organização no ambiente de trabalho, não há como impedir o detrimento de papéis ou até mesmo a perda de documentos. Quanto maior o número de itens, maior o risco.

Ao serem realocados digitalmente, os documentos não correm mais risco de extravio ou perdas. Além disso, a IE elimina a possibilidade de deterioração dos documentos.

O Sistema de Gestão Educacional Gennera Academic One é perfeito dentro desse contexto, pois consegue integrar a gestão acadêmica e a administrativa. O software é composto por módulos que garantem desde a captação do aluno e o diário de classe até a gestão contábil, fiscal e de recursos humanos.

4. Otimização dos espaços físicos

No passado, muitas instituições de ensino sofriam com a questão de “muito papel e pouco espaço”. Por mais que a estrutura fosse de qualidade, em algum momento passava a não ser suficiente para comportar tanta informação gerada.

A inovação tecnológica e a digitalização de documentos possibilitam a solução definitiva do problema. Com a eliminação de papéis e outras fichas, o espaço físico é otimizado naturalmente. Isso também se torna uma vantagem competitiva, pois muitas salas, antes ocupadas com documentos, podem ser utilizadas pelo setor acadêmico.

5. Aumento da produtividade da equipe

Como mencionado, muitas instituições de ensino acabam tendo o atendimento prejudicado em razão da dificuldade de acesso às informações, e isso tem influência direta na experiência do aluno.

Todavia, ao digitalizar o acervo acadêmico, a IE oferece uma ótima ferramenta para o aumento da produtividade de seus funcionários — não somente em termos de atendimento, que se torna mais dinâmico, mas também para apresentação de outros serviços.

Caso a IE opte pela implantação de EAD, por exemplo, o trabalho da equipe é facilitado pelo sistema on-line.

Por fim, é importante lembrarmos que o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, determinou que todas as instituições de ensino superior realizem a digitalização do acervo acadêmico, como diplomas e registros, até 2020. Se esse é o seu caso, não perca tempo. E para se adequar às determinações, além de obter todas as vantagens apresentadas, é essencial contar com um software especializado a fim de realizar de forma eficaz a gestão de documentos e do seu acervo acadêmico.