Entenda como o Gennera Academic One foi escolhido para alavancar o processo de expansão do Villa Global Education

Com cerca de1.200 alunos e 370 colaboradores, O Villa Global Education é uma escola brasileira alinhada ao cenário contemporâneo da educação, com currículo internacional e multicultural, que oferece desde o ensino infantil até o ensino médio. 

Após um longo processo, de cerca de 10 meses, o Villa Global Education decidiu adotar o Gennera Academic One como ERP educacional, pensando principalmente em alavancar e acelerar seu processo de expansão. 

Entre outras vantagens, a diretora Viviane Brito de Lucca Silva. ressalta a versatilidade do sistema, o suporte rápido e a confiabilidade e integração do banco de dados, como sendo as características mais relevantes na escolha. Ao longo desse artigo, falaremos da percepção da instituição, e de porque a Gennera foi escolhida ao final de um processo tão criterioso.

Sobre o Villa Global Education

O Villa adota como centralidade de suas ações a formação integral dos alunos, sendo que os alicerces dessa formação são o valor da convivência, a autoestima, alteridade e os mais importantes aspectos da experiência humana, gerados pelo conhecimento científico, acadêmico e tecnológico. 

Uma das experiências de sucesso do Villa é o programa Conquista ENEM, que vai além da educação integral, e apresenta excelentes índices de aprovação nacional ou internacional em universidades.

O Villa acredita que não há fórmulas prontas, e que para educar crianças e jovens preparados para interagir com o mundo, é necessário considerar o potencial das diferentes formas de educar e conviver.

O processo de seleção do ERP educacional

Apesar de a pandemia ter intensificado a busca, já existia a intenção de ter uma solução inteligente e integrada, especialmente pela necessidade de automatizar processos e tornar os dados confiáveis.

“Tudo começou por começarmos a sentir a necessidade de ter um sistema integrado.” – relata Viviane. “Procuramos sistemas com soluções inteligentes otimizadas, que permitissem aprimorar os serviços, e que abrangessem os serviços e projetos da escola.”

O projeto de expansão trouxe, naturalmente, a necessidade de ter um ERP educacional robusto e de referência no mercado. A partir daí, a diretoria do Villa Global iniciou uma pesquisa criteriosa e participativa, onde todas as lideranças foram consultadas, várias opções consideradas e vários sistemas estudados.

A ideia era contratar um sistema educacional não só pelas funcionalidades, mas pelo suporte oferecido, e que pudesse suportar os planos da instituição, tanto no curto quanto no longo prazo.

Uma decisão estratégica

Pensando no longo prazo, Viviane explica que contratar um ERP educacional é uma estratégia de evolução dos processos, e pontua sobre a importância da digitalização.

Nesse sentido, a integração das funcionalidades e a oferta de dados confiáveis permitem, para a gestão, a tomada de decisões just in time, enquanto a comunicação digitalizada, através dos protocolos de cada serviço, possibilita a parametrização no sistema, a otimização de recursos, e o aumento da produtividade da equipe.

O momento de escolha e um plano de trabalho de excelência foram cruciais para que o Villa Global Education pudesse evoluir para a melhor decisão. Exigente na boa execução do planejamento, Viviane listou os passos para ter um projeto de sucesso:

Os passos para ter um projeto de sucesso são:

• Começar com escolhas bem feitas: já no começo, aquelas opções duvidosas devem ser retiradas de contexto. Sempre que possível, a Qualidade deve ser o primeiro aspecto analisado;
• Ter um plano de trabalho de excelência: o planejamento é crucial, e deve ser tratado como a etapa mais importante de um projeto. As etapas devem estar bem descritas, os espaços para mudança de rota já desenhados, e os possíveis erros, mapeados;
• Atentar à homologação e cumprimento dos prazos: prazos dados devem ser seguidos sempre. Descumprir um prazo deve ser uma situação eventual, devidamente justificada e tratada para mitigar a chance de perdurar. Atrasos precisam ser tratados como desvios do processo;
• Trabalhar em equipe: trabalho em equipe não é só um ajuntamento de pessoas fazendo atividades complementares, é o real engajamento e troca mútua de informações, para que um objetivo comum seja alcançado. É assim na sua instituição?
• Se comunicar com qualidade, eficiência e eficácia: quem avalia a qualidade da comunicação dentro do seu projeto? As pessoas realmente entendem o que você está delegando? É necessário avaliar e estar disposto à melhoria!
• Fazer encaminhamentos bem feitos e se atentar para a demonstração de resultados: as pessoas realizam as atividades que você delega? Ficar atento à qualidade dos encaminhamentos é tão importante quando recolher feedback da realização da tarefa!
• Implantar o projeto em sua plenitude: não implante pelas metades! Implantações parciais são, geralmente, resultado do erro de planejamento. Avalie bem os recursos humanos, financeiros e de tempo antes de iniciar, de fato. Isso vai te poupar muita dor de cabeça!
• Demonstrar melhorias de forma clara: sejam elas envolvendo pessoas, processos, custos ou estrutura, todos os envolvidos no antes e depois do processo devem saber o que precisa mudar, o que e como foi feita a mudança, e se há previsão de novas alterações! Clareza nas boas práticas gera pertencimento!

Por que o Gennera Academic One?

O Villa Global procurava um sistema educacional robusto, que representasse a possibilidade rápida, segura, transparente e precisa da multiplicação das unidades, facilitando e viabilizando o processo de expansão.

Segundo Viviane, foram encontradas várias soluções inteligentes, mas o Gennera Academic One é o melhor ERP educacional porque garante:

• Melhor experiência do usuário;
• Interface mais amigável e limpa;
• Permissão de integrações futuras com APIs, eliminando a necessidade de customização;
• Atendimento adequado e personalizado da equipe e do suporte.

“A H&Co, o SAP Business One e o Gennera contribuíram fortemente com o processo de expansão do Villa, com a velocidade dos seus processos, assim como oferecerão dados importantes e confiáveis para tomadas de decisão importantes para a nossa instituição.”

Processo de implantação

O Villa Global Education ainda não finalizou o processo de implantação, mas já está percebendo vantagens de ter o ERP com as melhores funcionalidades e o melhor atendimento do mercado.

Quando perguntada sobre as impressões que já pôde ter, tanto ela quanto a equipe envolvida, Viviane foi enfática e detalhista ao falar dos diferenciais do Gennera Academic One:

• Condução do processo de implantação, de forma segura e extremamente organizada, é sem dúvidas um diferencial muito notório em relação aos demais sistemas, o que torna a adaptação e a aderência muito maior;

• Em relação ao sistema, a integração e a interface é maravilhosa;
• Oferta das mais diversas funcionalidades, que evitam a necessidade de customização;
• Forte união da equipe da Gennera;
• Suporte rápido, preciso e inteligente;
• Integração entre os sistemas oferecidos é feita de jeito muito natural;
• Funcionalidades educativas são ótimas, e eliminam a necessidade de customização;
• Larga experiência que o Gennera tem no mercado, associado à forma de comunicação, transparência, precisão e acolhimento.

“Esperamos que continue assim”, pontua, “sempre facilitando a vida dos clientes.”

Felizes com o processo de planejamento e implantação, o Villa Global Education está otimista quanto à agilidade, transparência, precisão de serviços e atualizações necessárias.

Casos de sucesso como o do Villa são sempre marcados por uma pesquisa bem feita e um planejamento eficaz.

Na hora de escolher um ERP educacional para a sua instituição de ensino, siga passos claros e seja exigente! A vida da instituição está, sem nenhuma dúvida, traduzida nas atividades executadas dentro do sistema.

Fale com um de nossos consultores e descubra de quantas maneiras o Gennera Academic One pode transformar sua instituição de ensino!