Funcionários ocupados realizando tarefas burocráticas ou repetitivas, necessidade de contratação de pessoal gerando custos adicionais, respostas lentas às solicitações dos clientes… Esse cenário caótico e capaz de afundar qualquer instituição tem solução: a coragem para otimizar processos.

Quando os processos são complexos e lentos, colaboradores perdem tempo e recursos em atividades improdutivas, que não atendem às expectativas de seu público. O resultado é a imagem de que a instituição é desorganizada, gerando um conceito negativo que inibe a fidelização e principalmente a captação de potenciais alunos trazidos pela boa e velha propaganda boca a boca.

Mas como solucionar esses problemas, tornar as horas de trabalho dos funcionários realmente produtivas e proporcionar aos alunos e/ou pais uma experiência satisfatória com a instituição? A chave para conseguir esse resultado é a otimização de processos.

O que é otimização de processos?

Otimizar os processos da instituição é identificar e modificar ou eliminar os procedimentos que desperdiçam tempo e recursos desnecessariamente, fazendo com que todas as ações concorram para atingir os reais objetivos da organização.

Para que isso aconteça, existem alguns passos. Conheça-os e entenda como você pode reduzir custos e aumentar a eficiência:

1. Identifique os gargalos

Em cada organização, há procedimentos que provocam esse congestionamento de informações ou tarefas, atrasando o restante do processo.

Esse gargalo varia conforme o setor, mas pode ser comunicação individual por telefone quando os clientes poderiam ser avisados simultaneamente por e-mail, preenchimento manual de contratos e documentos, entre outros.

Colaboradores, pais, alunos e comunidade ajudam a identificar esses problemas apontando as ações que impedem uma produtividade maior e podem sugerir soluções interessantes.

2. Defina claramente o objetivo

Problema identificado, é hora de pensar em soluções. É importante questionar:

• Que passos são essenciais para atingir o objetivo?
• Que etapas do processo atual podem ser eliminadas?
• Que atividades essenciais podem ser automatizadas, evitando custos com funcionários?
• Que atividades podem ser eliminadas por meio do compartilhamento de informações?

3. Informatize para ganhar tempo

A informatização permite que os dados registrados no sistema sejam utilizados para diferentes finalidades, sem desperdiçar tempo, coletando e organizando essas informações cada vez que elas forem necessárias.

Assim, os dados obtidos na assinatura de um contrato, por exemplo, podem ser usados para enviar outra correspondência ou preparar relatórios sem que o funcionário precise digitar tudo novamente.

Portanto, uma boa ferramenta de gestão armazena e disponibiliza esses dados de forma organizada, permitindo aos colaboradores focarem energia e tempo em ações que geram resultados.

Dependendo do sistema adotado, a informatização permite que os alunos ou seus pais obtenham a informação ou o serviço desejado por dispositivos conectados de forma independente, sem necessitar acionar seus colaboradores, escola ou faculdade.

Dessa forma, eles ficam satisfeitos com a agilidade e a produtividade dos funcionários também fica garantida.

4. Invista em tecnologia para otimizar processos

Esse aparente custo inicial gera economia em médio e longo prazo. Bons equipamentos e softwares de gestão apropriados simplificam tanto os processos que, para atingir os mesmos resultados, os custos com recursos humanos seriam muito maiores.

Por isso, pesquise, adquira e capacite sua equipe a utilizar ferramentas que realmente trazem resultados ao seu negócio.

5. Estabeleça uma política de compartilhamento de informações

Para facilitar o atendimento e a satisfação do aluno, defina quais informações podem ser obtidas por meio de qualquer colaborador da empresa e mantenha-as em fácil acesso.

É muito desagradável quando o pai ou estudante precisam conversar, nem que seja por telefone, com três ou quatro funcionários diferentes para obter uma informação simples e que deveria ser de domínio geral. Nesse caso, o procedimento tomou o tempo dele e o de seus colaboradores desnecessariamente.

6. Utilize o tempo livre para encantar os alunos

Com a informatização de processos e o fácil acesso às informações e serviços, os alunos tendem a se sentir atendidos adequadamente.

Além disso, colaboradores menos ocupados poderão garantir aquela atenção especial que conquista a simpatia do público.

Para finalizar, com os dados obtidos e o tempo agora disponível, você pode identificar formas de implantar melhorias que promovam a qualidade dos serviços prestados, gerando alunos mais satisfeitos e dispostos a fazer uma boa propaganda de sua instituição.

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