Se você é gestor ou colaborador em uma instituição de ensino, é provável que já tenha ouvido falar em e-Social e SPED. Tratam-se de componentes tecnológicos que, quando adicionados ao dia a dia desse tipo de estabelecimento, visam facilitar processos.

O e-Social é um projeto que foi criado pela Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho, a Receita Federal e o INSS. A implantação é feita por meio de um registro em uma plataforma online, capaz de enviar dados de todos os funcionários e emitir declarações e outros documentos simples.

Já o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) possibilita a Escrituração Fiscal e Contábil, além da emissão de Nota Fiscal eletrônica. Dessa forma, a necessidade de documentos impressos diminui, visto que o sistema é responsável por entregar toda a documentação necessária ao fisco.

Como você pode perceber, ambos os sistemas visam informatizar e desburocratizar processos, evitando deslocamentos e grandes volumes de documentos em papel. Para as instituições de ensino, eles trazem inúmeras vantagens. Listamos abaixo 4 delas:

1. Agilidade e praticidade

Gestores de instituições de ensino têm sempre muitas tarefas a desempenhar. Com a implantação dos sistemas, os dados de funcionários ficam todos em um lugar só, assim como a parte de escrituração fiscal.

Isso torna a consulta e mudança de informações mais rápida e eficaz, otimizando a agenda do administrador, que poderá dedicar mais tempo a gestão de alunos e outros processos da instituição.

2. Integração de departamentos

Departamentos jurídico, recursos humanos e tecnologia da informação agora trabalham juntos, unificados através da tecnologia.

Isso faz com que se integrem também no dia a dia do trabalho e alinhem seus objetivos junto à instituição. O resultado é que tudo flui melhor e soluções são encontradas com maior facilidade e eficácia. Todos saem ganhando, inclusive os alunos que contam com um ambiente mais organizado.

3. Economia e consciência ambiental

Uma instituição de ensino, inevitavelmente, utiliza grande quantidade de material de escritório. Por que usar mais ainda para processos internos que podem ser elaborados por meios digitais?

Ambos os sistemas permitem que dados sejam armazenados de forma segura e diminui a necessidade de grandes arquivos de papéis, que apenas ocupam espaço e agridem o meio ambiente. Isso impacta diretamente nas despesas da instituição, é claro.

4. Garantia dos direitos trabalhistas

O sistema previdenciário é um tanto complexo e alguns trabalhadores se veem em dificuldades para exercer seus direitos por questões burocráticas. Quantas informações não ficam paradas, esperando pela próxima etapa sem necessidade?

Com sistemas unificados, os setores trabalhistas e previdenciários terão acesso a todas as informações do funcionário e até o cumprimento de obrigações e recolhimento de impostos funciona melhor.

Isso também facilita a vida do gestor, que não precisa se preocupar o tempo todo em verificar se a situação de todos os funcionários está regularizada e nem ficar sujeito a transtornos caso algum não o esteja por distração ou falha humana.

O sistema informatizado visa diminuir a incidência da falha humana, já que tudo é feito automaticamente, basta inserir os dados corretamente.

Entendeu por que é importante implantar o e-Social e SPED em sua instituição de ensino? Compartilhe o post em suas redes sociais ajude outros profissionais da área da educação com essas informações.